1(10) KRAVSPECIFIKATION Referens Datum Susanne Konradsson G2 Diarienr 2016-10-24 RS 2016-06594 KRAVSPECIFIKATION Innehållsförteckning Sid nr 1 Omfattning, volymer och anbudsspecifikation ............................ 1 2 Kommersiella villkor ...................................................................... 2 2.1 2.2 Anbudspriser ................................................................................................ 2 Eventuellt byte av artiklar ............................................................................ 2 3 Förutsättning, sortimentsbredd, förpackning, märkning, ifyllnad av sortimentsfil ............................................................................... 2 4 Kvalitet ............................................................................................ 3 4.1 4.1 4.2 5 Märkning ...................................................................................................... 3 Förpackning.................................................................................................. 4 Köttprodukter ............................................................................................... 4 Miljö................................................................................................. 4 5.1 5.2 6 Övergripande krav gäller samtliga produktgrupper (om inget annat anges) 4 Kött – nötkött, griskött och lammkött .......................................................... 5 Leveransförutsättningar ................................................................ 9 6.1 7 Leveransplan och frekvens ........................................................................... 9 Användarkrav................................................................................. 9 7.1 Order vid start av nytt avtal .......................................................................... 9 8 Dokumentation ............................................................................... 9 9 Affärsutveckling ........................................................................... 10 9.1 1 Särskilda kontraktsvillkor .......................................................................... 10 Omfattning, volymer och anbudsspecifikation Denna kravspecifikation avser Livsmedel oberett kött till Västra Götalandsregionen storköksverksamheter, Göteborgsoperan och Göteborgssymfonikerna. Avtalsvärdet per år beräknas till 7,5 miljoner kr. Produkter ingående i denna upphandling redovisas i bifogad sortimentsfil bilaga 2 med tillhörande produktspecifika krav. De volymer som anges enligt denna, redovisar förbrukningen under de senaste 12 månaderna och ska enbart ses som ett riktmärke. På grund av eventuella metod- och POSTADRESS Enhet Indirekt Material och Tjänster BESÖKSADRESS TELEFON Växeln Direkt 031-7051643 Mobil 070-0822577 TELEFAX E-POST [email protected] 2(10) strukturförändringar kan inte Beställaren förbinda sig till angivna volymer, utan antagen Anbudsgivare/Leverantör är skyldig att leverera det verkliga behovet vare sig det över- eller understiger de redovisade volymerna. I de fall nya artiklar efterfrågas är volymen uppskattad. Möjlighet skall finnas att under avtalsperioden prova nya och alternativa produkter Leverantör av avtalade produkter skall hållas informerad, om så sker. Separata avtal finns på följande områden: Färsk frukt och grönsaker, salladsbar - koncept, fruktkorgar, färsk fisk, färskt bröd och konditori, kaffe, kiosksortiment, styckförpackad glass, bryggeri, grossist och mejeri till sjukhus. 2 Kommersiella villkor 2.1 Anbudspriser Priset skall anges i den enhet som efterfrågas i bilaga 2, för mer information se punkt 3 nedan. Anbudspriser skall anges netto i svenska kronor (SEK) exkl mervärdeskatt och skall inkludera samtliga åtaganden, såsom frakt, emballage, REPAavgift, försäkring, transport, tull och miljöavgift enligt denna förfrågan. För leveranser enligt detta avtal gäller de nettopriser (specificerade produkter) samt rabattavtal (övrigt sortiment) som framgår av detta avtal och bifogad anbudsspecifikation. Samtliga namngivna varor såsom ska endast betraktas som kvalitetsangivande och innebär att även likvärdiga varor godtas. 2.2 Eventuellt byte av artiklar I de fall en leverantör har offererat flera produkter på samma position ska de produkter som inte antas per position finnas tillgängliga till anbudets pris (bortsett från eventuell prisjustering) i minst fyra månader från avtalsstart, för det fall antagna varor måste bytas ut till annan likvärdig på grund av kvalitetsbrister etc. Accepteras ovanstående krav? Svar: Ja Kommentar: 3 Förutsättning, sortimentsbredd, förpackning, märkning, ifyllnad av sortimentsfil I Sortimentsfilen bilaga 2 anges efterfrågade produkter. Artiklar, angivna kvalitéer, volymer, egenskaper m.m. speglar beställarens behov av varor inom produktområdet, likvärdiga artiklar kan offereras. Offererade produkter ska uppfylla samtliga ställda krav som anges i sortimentsfilen och kravspecifikationen. VGR strävar efter ett brett Nej 3(10) sortiment av ekologiska produkter, därför accepteras en ekologisk eller KRAV produkt om den offereras på position där inte ekologisk produkt efterfrågas. Pris ska lämnas per kg. Anbudssvar I Sortimentsfilen finns ett antal kolumner som leverantören fyller i: Artnr är anbudsläggaren artikelnummer. Benämning anbudsläggarens benämning av artikeln Fsg enhet beskriver i vilken enhet som artikeln säljs. Anbudspriset ska vara i relation till försäljningsenhet. Delar man priset med vikten på enhet skall man få fram jämförelsepriset. Anbudspriset skall vara priset på den försäljningsenhet som erbjuds i anbudet. Information om följande kolumner finns i bilaga 12. Det är möjligt att enbart fylla i kolumnerna med rubrik Artnr, Benämning, Fsgenhet och Anbudspris, under förutsättning att resterande information bifogas i en sortimentsfil enligt format som beskrivs i bilaga 12. Samtliga artiklar som offereras måste finnas med i sortimentsfilen, det är möjligt att dela upp informationen i två filer. Som verifikationspris ska kilo- eller literpriset anges utifrån anbudspriset. Verifikationspriset används som kontrollfunktion för att se vikt och prisfälten är korrekt ifyllda. För att underlätta identifikationen av produkterna ska leverantörens artikelnummer överensstämma med artikelnummer som framgår av förpackningarna. 4 Kvalitet För detta förfrågningsunderlag gäller att alla offererade produkter skall uppfylla aktuella avsnitt i Livsmedelslagen, www.slv.se, Jordbruksverkets förordningar, www.jordbruksverket.se, samt relevanta EU-direktiv. Uppfylls ovanstående krav? Svar: Ja Nej Ja Nej Kommentar: 4.1 Märkning Innerförpackning bör ha samma märkning som ytterförpackning. Uppfylls ovanstående krav? Svar: Kommentar: 4(10) 4.1 Förpackning Kött ska kunna levereras i olika typer förpackningar efter kundens önskemål. Produkterna ska kunna levereras löspackat, och vacuumförpackat alternativt annan godkänd livsmedelsförpackning. Möjlighet ska finnas att beställa ojämnt antal kilo per produkt. Uppfylls ovanstående krav? Svar: Ja Nej Ja Nej Kommentar: 4.2 Köttprodukter Vid behov ska storleken på tärningar och strimlor kunna varieras. Uppfylls ovanstående krav? Svar: Kommentar: 5 Miljö VGR använder sig av upphandlingsmyndighetens hållbarhets kriterier. För mer utförlig information om ställda kriterier finns information att hämta på upphandlingsmyndighetens hemsida; http://www.upphandlingsmyndigheten.se/hallbarhet/stallhallbarhetskrav/kriteriebiblioteket/ VGR kommer under avtalsperioden följa upp ställda hållbarhets krav. Antagen leverantör ska på anmoda inkomma med verifikationer. 5.1 Övergripande krav gäller samtliga produktgrupper Information om ursprung - enkla produkter (KravID: 11010) Teknisk specifikation För icke-sammansatta produkter1 av en råvara ska skriftlig information kunna lämnas vid förfrågan. * För animalier avser detta om i vilket land djuret är fött/kläckt, uppfött, slaktat och förädlat. * För ägg avses detta om i vilket land ägget är producerat. * För mjölkprodukter avses detta om i vilket land mjölkråvaran kommer ifrån. * För vegetabilier avser detta om var (land) råvaran är odlad. 1 Med "icke-sammansatta" produkter avses varor med en oblandad råvara, d.v.s. de har 5(10) inte blandats med andra livsmedel, smakämnen, tillsatser. Förslag till verifikat * * * Certifieringssystem som uppfyller kravet Information om ursprung i produktdatabas (t.ex. Dabas), märkning på produkten, följesedel eller liknande Eller annan likvärdig typ av dokumentation som verifierar kravet Uppfylls ovanstående krav? Svar: Ja Nej Ja Nej Kommentar: EU-ekologisk vara (KravID: 11009) Teknisk specifikation Positioner där ekologisk vara efterfrågas ska uppfylla kriterierna enligt förordning (EG) 834/20071 om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter. 1 Förordning 834/2007 av den 28 juni 2007 om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter. Förslag till verifikat * Certifieringssystem som uppfyller kravet, t.ex. EU-ekologiskt certifikat, KRAV Uppfylls ovanstående krav? Svar: Kommentar: 5.2 Kött – nötkött, griskött och lammkött Transport av djur till slakt (KravID: 10762) Teknisk specifikation Djuret ska max ha transporterats 8 timmar till slakt. Förslag till verifikat * * Certifieringssystem som uppfyller kravet Leverantörsförsäkran/DABAS Slaktmetod - kött (KravID: 10763) 6(10) Teknisk specifikation Djuret ska vara helt bedövat när avblodning sker och vara helt medvetslöst fram till dess att döden inträder. Förslag till verifikat * * * Certifieringssystem som uppfyller kravet Leverantörsförsäkran i produktdatabas (t.ex. Dabas) Eller annan likvärdig typ av dokumentation som verifierar kravet (t.ex. verifikation av officiell veterinär på slakteri) Antibiotika (KravID: 10416) Teknisk specifikation Antibiotika ska endast användas efter ordination av veterinär och när det är veterinärmedicinskt motiverat. Förslag till verifikat * * Certifieringssystem som uppfyller kravet Leverantörsförsäkran/DABAS Salmonella (KravID: 10415) gäller nötkött och griskött Teknisk specifikation Samtliga levererade produkter ska vara fria från samtliga salmonella serotyper. Importerade produkter (undantaget Finland och Norge) ska provtas i enlighet med bilaga I-III i kommissionens förordning (EG) nr 1688/2005. Förslag till verifikat * * * Certifieringssystem som uppfyller kravet Handelsdokument eller intyg som överensstämmer med förlagan i bilaga IV i kommissionens förordning (EG) nr 1688/2005 Leverantörsförsäkran/DABAS Operativa ingrepp (KravID: 10916:1) gäller nötkött Teknisk specifikation Nötkött ska komma från djur som varit helt bedövade vid eventuella operativa standardingrepp. Sådana ingrepp kan t.ex. vara kirurgisk kastrering, avhorning, eller bränning av hornanlag. Kastrering med gummiring ska inte förekomma. Förslag till verifikat * * Certifieringssystem som uppfyller ovanstående krav, t.ex. IP Sigill Nötkött Leverantörsförsäkran/DABAS 7(10) Ekologisk vara - tillägg nötkött (KravID: 10235:1) Kravet gäller all nötfärs, högrev, fransyska, nötkött strimlat och tärnat där ekologiskt efterfrågats Teknisk specifikation Utöver EU-ekologiskt enligt förordning (EG) 834/2007 om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter ska [definierade produkter] uppfylla tillkommande krav: * Nötkreatur skall under betesperioden kunna vistas ute på bete (krav på betesintag) större delen av dygnet. * Vid operativa ingrepp som avhorning och kastrering ska bedövning och smärtlindrande medel användas. * Djuren ska få smärtstillande medel vid ingreppet. Förslag till verifikat * Certifieringssystem som uppfyller kravet, t.ex. KRAV Ekologisk vara - tillägg griskött (KravID: 10236:1) kravet gäller fläskkarré där ekologiskt efterfrågas Teknisk specifikation Utöver EU-ekologiskt enligt förordning (EG) 834/2007 om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter ska [definierade produkter] uppfylla tillkommande krav: Grisar ska kunna böka ute på betesmark under minst en 4-månaders period under sommaren. Ha tillgång till gyttjebad eller annan vattensvalka. Ha tillgång till rastgård utomhus hela året. Suggan ska kunna bygga bo inför grisning. Nosring ska inte förekomma. Förslag till verifikat Certifieringssystem som uppfyller kravet, t.ex. KRAV Lösgående grisar (KravID: 10437) Teknisk specifikation Griskött ska komma från djur som har hållits lösgående under hela produktionstiden. Förslag till verifikat * * Certifieringssystem som uppfyller ovanstående krav, t.ex. Grundcertifiering Gris, IP Sigill gris, Antonius certifiering, Dansk välfärdsgris Leverantörsförsäkran/DABAS 8(10) Förbud mot svanskupering (KravID: 10440:1) Teknisk specifikation Griskött ska komma från djur vars svans inte avlägsnats för att förebygga svansbitning. Förslag till verifikat * * Certifieringssystem som uppfyller ovanstående verifieringskrav t.ex. Grundcertifiering Gris, IP Sigill Gris, Grundcertifiering gris, Antonius certifiering, Dansk välfärdsgris, Leverantörsförsäkran/DABAS Sysselsättning (KravID: 10439) Teknisk specifikation Griskött ska komma från djur som dagligen har haft tillgång till manipulerbart material som ger sysselsättning, dvs. att det är tuggbart och ändrar karaktär, t.ex. strö. Förslag till verifikat * * Certifieringssystem som uppfyller ovanstående krav, t.ex. Certifiering IP Sigill Gris, Grundcertifiering Gris, Antonius certifiering Leverantörsförsäkran/DABAS Operativa ingrepp (KravID: 10442) lammkött Teknisk specifikation Lammkött ska komma från djur där kirurgisk kastrering och andra operativa ingrepp har skett under bedövning. Kastrering med gummiring får inte förekomma. Förslag till verifikat * * Certifieringssystem som uppfyller ovanstående krav, t.ex. IP Sigill Lamm Leverantörsförsäkran/DABAS Uppfylls ovanstående krav? Svar: Kommentar: Ja Nej 9(10) 6 Leveransförutsättningar 6.1 Leveransplan och frekvens Leveransplaner skall upprättas i god tid innan avtalsstart. Vid upprättade av leveransplaner ska hänsyn tas till angivna leveransfrekvenser och önskemål om leveranstidpunkt i bilaga 8. Fasta tider och samordning skall eftersträvas liksom en funktionell leveransstruktur för respektive enhet (vid leveransfrekvensen 2 dagar i veckan ska dessa t ex inte infalla direkt efter varandra). Leveransplan skall godkännas av respektive kök. Accepteras ovanstående krav? Svar: Ja Nej Kommentar: 7 Användarkrav 7.1 Order vid start av nytt avtal För att möjliggöra en bra leverans vid avtalsstart skall order kunna läggas minst 2 veckor innan leverans enligt avtal skall börja. Priser för dessa order skall vara anbudspris vid avtalsstart. Accepteras ovanstående krav? Svar: Ja Nej Kommentar: 8 Dokumentation Leverantören ska kostnadsfritt och utan anmodan en gång i månaden skicka en prisfil i Matildaformat se bilaga 10 och 11. Accepteras ovanstående krav? Svar: Ja Nej Ja Nej Kommentar: Leverantören ska kostnadsfritt och utan anmodan skicka pris- och statistikfiler i Compareformat se bilaga 12. Accepteras ovanstående krav? Svar: 10(10) Kommentar: 9 Affärsutveckling Anbudsgivare som antas ska i samråd med Beställaren medverka i önskad affärsutveckling och ökad kostnadseffektivitet, ex utveckling av egna produkter. Eventuella utvecklingsprojekt ska drivas enligt tidplaner som gemensamt upprättas och godkänts av antagen Anbudsgivaren och Beställaren. Accepteras ovanstående krav? Svar: Ja Nej Kommentar: 9.1 Särskilda kontraktsvillkor Västra Götalandsregionen planerar att utveckla sina avtal i riktning mot mer miljöanpassade produkter och med ett ökat ansvar för att köpa produkter som producerats på ett etiskt och miljöanpassat sätt, ex naturbeteskött. VGR kommer tillsammans med antagna leverantörer att utveckla anbudssortimentet under avtalsperioden. Tillsammans ska Beställaren och Leverantören arbeta för att anpassa det avtalade sortimentet inom varje produktområde efter aktuella riktlinjer inom jordbruk och produktion samt Västra Götalandsregionens politiska mål och strategier. I första hand är det Upphandlingsmyndighetens kriterier för livsmedel som skall ligga till grund för utvecklingsarbetet men även nya EU direktiv skall vägas in. Detta arbete kommer att påverka verksamheternas val av produkter vid omförhandling och uppföljning av avtal. Under avtalsperioden ska leverantören påverka underleverantörer att märka innerförpackning med information om bäst före datum och produktinnehåll. Accepteras ovanstående krav? Svar: Kommentar: Ja Nej