Rapport intern kontroll 2014
SDN Östra Göteborg
Innehållsförteckning
1 Inledning...................................................................................................................... 4
2 Nyckelhantering i hemtjänsten ................................................................................. 5
2.1
Riskbeskrivning ............................................................................................................. 5
2.2
Kontrollmetod................................................................................................................ 5
2.3
Iakttagelser..................................................................................................................... 5
2.4
Bedömning..................................................................................................................... 6
2.5
Förslag till åtgärder ........................................................................................................ 6
3 Insats hemtjänst .......................................................................................................... 7
3.1
Riskbeskrivning ............................................................................................................. 7
3.2
Kontrollmetod................................................................................................................ 7
3.3
Iakttagelser..................................................................................................................... 7
3.4
Bedömning..................................................................................................................... 8
3.5
Förslag till åtgärder ........................................................................................................ 8
4 Hantering av privata medel inom äldreboenden ..................................................... 9
4.1
Riskbeskrivning ............................................................................................................. 9
4.2
Kontrollmetod................................................................................................................ 9
4.3
Iakttagelser..................................................................................................................... 9
4.4
Bedömning..................................................................................................................... 9
4.5
Förslag till åtgärder ...................................................................................................... 10
5 Köp av boende och vård utanför ramavtal inom individ- och
familjeomsorg ........................................................................................................... 11
5.1
Riskbeskrivning ........................................................................................................... 11
5.2
Kontrollmetod.............................................................................................................. 11
5.3
Iakttagelser................................................................................................................... 11
5.4
Bedömning................................................................................................................... 11
5.5
Förslag till åtgärder ...................................................................................................... 12
6 Handläggningstider barn- och ungdomsärenden inom individ- och
familjeomsorg ........................................................................................................... 13
6.1
Riskbeskrivning ........................................................................................................... 13
6.2
Kontrollmetod.............................................................................................................. 13
6.3
Iakttagelser................................................................................................................... 13
6.4
Bedömning................................................................................................................... 13
6.5
Förslag till åtgärder ...................................................................................................... 13
7 Närvarokontroll i skolan.......................................................................................... 14
7.1
Riskbeskrivning ........................................................................................................... 14
7.2
Kontrollmetod.............................................................................................................. 14
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
2(22)
7.3
Iakttagelser................................................................................................................... 14
7.4
Bedömning................................................................................................................... 14
7.5
Förslag till åtgärder ...................................................................................................... 14
8 Åtgärder vid kränkande behandling av elever i skolan ........................................ 15
8.1
Riskbeskrivning ........................................................................................................... 15
8.2
Kontrollmetod.............................................................................................................. 15
8.3
Iakttagelser................................................................................................................... 15
8.4
Bedömning................................................................................................................... 15
8.5
Förslag till åtgärder ...................................................................................................... 16
9 Föreningsbidrag........................................................................................................ 17
9.1
Riskbeskrivning ........................................................................................................... 17
9.2
Kontrollmetod.............................................................................................................. 17
9.3
Iakttagelser................................................................................................................... 17
9.4
Bedömning................................................................................................................... 17
9.5
Förslag till åtgärder ...................................................................................................... 17
10 Arbetsmiljö................................................................................................................ 18
10.1 Riskbeskrivning ........................................................................................................... 18
10.2 Kontrollmetod.............................................................................................................. 18
10.3 Iakttagelser................................................................................................................... 18
10.4 Bedömning................................................................................................................... 18
10.5 Förslag till åtgärder ...................................................................................................... 19
11 Utbetalningar - attestbehörigheter ......................................................................... 20
11.1 Riskbeskrivning ........................................................................................................... 20
11.2 Kontrollmetod.............................................................................................................. 20
11.3 Iakttagelser................................................................................................................... 20
11.4 Bedömning................................................................................................................... 20
11.5 Förslag till åtgärder ...................................................................................................... 20
12 Utbetalningar - intern och extern representation ................................................. 21
12.1 Riskbeskrivning ........................................................................................................... 21
12.2 Kontrollmetod.............................................................................................................. 21
12.3 Iakttagelser................................................................................................................... 21
12.4 Bedömning................................................................................................................... 21
12.5 Förslag till åtgärder ...................................................................................................... 21
13 Övriga åtgärder med anledning av riskanalysen inför 2014 ................................ 22
13.1 Uppföljning av åtgärder ............................................................................................... 22
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
3(22)
1 Inledning
I december 2013 beslutade stadsdelsnämnden om en intern kontrollplan för 2014. Ett
antal processer och rutiner skulle granskas. Urvalet av vad som skulle vara med
granskningen styrdes av en riskanalys som gjordes tredje kvartalet 2013 i alla
förvaltningens verksamheter och stadsdelsnämnden.
Två granskare utsågs för varje granskning. En av granskarna arbetar normalt med eller
känner till processen som skulle granskas och en kommer från någon annan del av
förvaltningen. I några fall är båda från annan del av förvaltningen. Granskarna erbjöds,
och många deltog i, en workshop som ordnades i början av året för granskare från alla
stadsdelar. Syftet med denna workshop var att utveckla bra metoder för granskning och
ta vara på samarbetsfördelar. Några i förvaltningen har dessutom gått en utbildning i
intern kontroll.
Granskningarna har genomförts under perioden mars - augusti. Granskarna har
återkopplat sina iakttagelser, bedömningar och förslagen till åtgärder till
processansvariga. Förvaltningsledningen och presidiet har fått information om de
granskningar som visar på att det finns större brister och avvikelser. Åtgärder har
påbörjats för att rätta till bristerna.
Förvaltningen avser att efter första kvartalet 2015 återkomma till stadsdelsnämnden
med en rapport om genomförda åtgärder.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
4(22)
2 Nyckelhantering i hemtjänsten
2.1 Riskbeskrivning
Fel personer har tillgång till nycklar. Stöld av nycklar. Förlust av nycklar. Förvaring av
nycklar.
2.2 Kontrollmetod
Kontroll av att rutiner och kontroller för hantering av de boendes privata nycklar till
sina hem följs och dokumenteras.
2.3 Iakttagelser
Nycklar ska kvitteras av den som hämtar ut den
- Det kan konstateras att det, inom vissa enheter, inte finns något system för att
registrera eller logga vem som hämtar ut en nyckel vid en viss given tidpunkt. Det är
alltså, inom vissa enheter, inte möjligt att se vem som hämtat ut en nyckel. Systemet
medför i dessa fall ingen spårbarhet genom logg.
Att se vem som använt en nyckel vid en viss given tidpunkt bedöms inte vara möjligt.
Bara den som har behov av enskilds nyckel har tillgång
- Genom intervjuer framkommer att det i praktiken är svårt att bedöma huruvida detta
uppfylls. Dock uppges det i intervjuer att personalen ibland hanterar nycklar längre tid
än nödvändigt vilket i sig innebär en risk.
Eftersom vissa nyckelskåp inte kan låsas går det inte att säga att bara den som har
behov av enskilds nyckel har tillgång till den.
Nyckelförteckning
- Av rutiner framgår att nycklar ska märkas med nummerbricka och att namn eller
adressuppgifter inte ska finnas på nyckeln. Vid granskningen konstateras att nycklar
märks och att en separat nyckellista upprättas. Av intervjuerna framkommer att det
händer att upprättad nyckellista förvaras på samma plats som nyckeln. Av intervjuerna
framkommer dock också att koden till ytterdörren förvaras separerat på annan plats.
Hantering av nyckelförteckning bedöms inte vara säker.
Förvaring
- Nycklar till brukare i hemtjänsten ska förvaras i skåp: Namn och nyckelnummer
registreras och nyckeln hängs in i skåpet på den plats som motsvarar nyckelnumret (det
nummer som återfinns på nyckelbrickan). Av intervjuer framkommer att det i
verksamheterna finns skåp som inte går att låsa. Frågan uppges vara prioriterad och i
intervjuerna framhålls att nya skåp kommer att leasas in.
Förvaringen av nycklar bedöms inte vara ändamålsenlig.
Regler om nycklar försvinner
Det kan konstateras att stadsdelen inte har någon rutin för vilka åtgärder som ska ske
när nycklar till brukares bostad försvinner. Det framkommer att detta sker ibland, samt
att praxis blivit att stadsdelen i dessa fall bekostar låsbyte. Eftersom ingen strukturerad
rapportering sker, är kostnader förknippade med låsbyte i dagsläget inte möjliga att
följa.
Rutin för hantering om nycklar försvinner bedöms inte vara ändamålsenliga.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
5(22)
Nyckelförbindelse
– Samtliga intervjuade bestyrker att kvittensrutinen följs. Genom intervjuerna
framkommer samtidigt att rutinerna för nyckelhantering inte är känd av all personal,
men att stadsdelen arbetar för att informera exempelvis nyanställda om hanteringen.
Arbetssätt och rutin för nyckelkvittens bedöms vara ändamålsenlig.
2.4 Bedömning
Granskningen omfattar hantering av nycklar för personer med trygghetslarm och
hemtjänst i Östra Göteborg. Syftet med granskningen är bedöma om det finns
ändamålsenliga rutiner för en säker hantering av nycklar.
I verksamheten finns rutinbeskrivningar för den del som beskriver nyckelkvittensen.
Granskningen visar dock på skillnader i stadsdelen vad gäller "infrastrukturen" runt
nyckelhantering (tillgång till låsbara skåp m.m.).
Det kan konstateras att det i stort saknas rutiner för hantering av nycklar. Vår
bedömning är att stadsdelen inte på ett strukturerat sätt följer upp hur nyckelhantering
säkras i berörda hemtjänstgrupper och för de personer som har trygghetslarm.
2.5 Förslag till åtgärder
Sektorn bör snarast vidta åtgärder för att åtgärda bristerna som framkom vid
granskningen. Vid återkopplingen framkom att detta arbete är påbörjat.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
6(22)
3 Insats hemtjänst
3.1 Riskbeskrivning
Att utförande av insatser uteblir på grund av glömska, slarv eller brist på information.
3.2 Kontrollmetod
Kontroll av att rutiner för informationsöverföring finns och efterlevs samt kontroll av att
uteblivna insatser dokumenteras.
Granskningsområde
Två hemtjänstlag granskades. Intervju av två undersköterskor per hemtjänstlag, en
planerare per hemtjänstlag samt en enhetschef per hemtjänstlag.
Avgränsning
Intern kontroll avseende ”uteblivna insatser i hemtjänsten” belyser endast
informationsöverföring inom område Stöd i hemmet. Kontrollen belyser inte
informationsöverföring mellan myndighetsutövning och utförande.
Metod
Intervju utifrån enkätformulär med 4 undersköterskor i två hemtjänstlag (2
undersköterskor per lag).
Intervju utifrån enkätformulär med 2 planerare.
Intervju utifrån öppnare frågor med utgångspunkt från riskbedömningen med två
enhetschefer.
Urval
Två hemtjänstlag. Ett med traditionellt planeringssystem och ett med ny teknik där
smartphones används som planeringssystem.
3.3 Iakttagelser
Övergripande iakttagelser
Det händer att insatser inte blir utförda på grund av glömska eller slarv på båda
enheterna.
Om förändringar i insatser sker på helger är det större risk att insatser missas än
på vardagar. Detta beror bland annat på att planerare inte finns på plats.
Stor risk i informationsöverföringen är mellan planerare och undersköterska.
Vikarier som inte är väl förtrogna med de ”outtalade” rutinerna utgör en risk att
insatser inte blir utförda.
Vid planering i smartphone säkerställs insatserna även med listor. Om en snabb
förändring ska ske säkerställs insatsen i telefonen men kan missas på listorna.
Arbetssättet är både en tillgång och en riskfaktor.
Det finns en risk om en beställning kommer på en fredag där insatsen ska
påbörjas på måndagen. Risken är att insatsen missas att planeras.
Det uttrycks att det är sårbart med två planerare. Deras kommunikation måste
fungera för att säkerställa att insatser blir utförda. Samtidigt belyses det att det är
otillräckligt med en planerare.
Vid planerares sjukfrånvaro ökar riskerna att insatser kan missas.
Rutiner
Intern informationsöverföring inom stöd i hemmet
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
7(22)
Till viss del finns det nedskrivna rutiner men det är inte säkerställt:
Att rutinerna är nedskrivna utan att informationsöverföringen sker muntligt eller
via informella anteckningar.
Att rutinerna är kända av alla medarbetare.
Att rutinerna är uppdaterade.
Att rutinerna efterlevs.
Dokumentation
Smartphone dokumenterar om en medarbetare varit på plats men säkerställer inte att
insatsen blivit utförd. Systemet säkerställer inte avvikelseförfarandet.
Båda enheterna beskriver att det ska skrivas avvikelser. Det är inte säkerställt att så sker
och därmed är det brister i dokumentationen. Återkoppling av eventuell avvikelser till
medarbetare är inte säkerställd.
Indikationer från samtalen visar på att det oftare sker dokumentation i den sociala akten
än i faktiska avvikelserapporter då insatser missats. I ett av hemtjänstlagen beskrivs
också att det finns en rapportpärm att skriva större avvikelser i.
Främsta skillnaderna som iakttagits avseende de olika planeringssystemen utifrån
riskområdet
Skillnaden mellan planeringssystemen på de båda enheterna bedöms främst vara att
intraphone visar att en medarbetare faktiskt varit hos en brukare och att tiden är utförd.
Systemet säkerställer den sociala dokumentationen på ett bättre sätt.
Informationsöverföringen mellan medarbetare är snabbare och säkrare.
3.4 Bedömning
Det finns risker att insatser uteblir på grund av glömska eller slarv.
Bedömningen är att detta främst beror på:
Att rutiner inte är kända av alla.
Att rutiner inte är uppdaterade.
Att rutiner inte efterlevs.
Avvikelser inte skrivs i önskad utsträckning samt att dessa inte omhändertas,
återkopplas eller arbetas systematiskt med. Därmed riskerar man att missa
systemfel som skulle kunna åtgärdas.
Hemtjänsten har en komplicerad vardag att hantera. Insatserna förändras och det ska
hanteras. Till stor del fungerar insatsernas utförande trots komplexiteten.
3.5 Förslag till åtgärder
Rutiner för informationsöverföring som uppdateras regelbundet inom stöd i
hemmet bör finnas väl kända av alla.
Rekommendation att gå igenom rutiner regelbundet för att säkerställa att
rutinerna efterlevs och uppdateras.
Avvikelser ska skrivas, bearbetas av chef och arbetas med i personalgruppen för
att säkerställas att insatser utförs och verksamheten förbättras. Viktigt att
analysera för att finna systemfel.
Tydliggöra processen avseende informationsöverföring mellan planerare och
undersköterska.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
8(22)
4 Hantering av privata medel inom äldreboenden
4.1 Riskbeskrivning
Fel person har tillgång till de boendes privata medel och tar eller lånar pengar.
4.2 Kontrollmetod
Kontroll av att det finns rutiner för hantering av privata medel och hur dessa testas.
Stickprov i form av korta intervjuer med personal som hanterar privata medel
genomfördes på fyra enheter.
Enkäter skickades ut till samtliga sex enhetschefer.
4.3 Iakttagelser
Finns det rutiner för hantering av privata medel?
Det finns riktlinjer i staden, men dessa är inte publicerade på Östra Göteborgs intranät
och är därmed inte lätt tillgängliga för personalen.
Fem av sex enhetschefer uppger att personalen har tillgång till skriftliga rutiner
avseende hantering av privata medel. Ingen av den tillfrågade personalen kände till
dessa. Däremot finns upparbetad praxis för hur privata medel hanteras på respektive
enhet och den personal som hanterar de enskildas privata medel kan beskriva hur de går
tillväga.
Både personal och chefer uppger att muntlig information kring hur privata medel ska
hanteras ges vid till exempel nyanställning.
Hur säkerställs det att rutinerna följs?
Granskningen visar inte att det utförs systematiska kontroller för att säkerställa att
rutinerna följs.
Övriga iakttagelser utifrån Stadsrevisionens rapport 2013
Kvarstående brister utifrån gällande riktlinjer:
Redovisning av kassarapporter sker inte systematiskt utan på olika sätt och
mestadels när anhöriga/god man efterfrågar redovisning.
Arkivering av kassablad sker inte. Riktlinjerna kring arkivering verkar inte
heller vara kända.
Förbättringar:
Fem av sex enhetschefer uppger att det finns skriftliga överenskommelser
mellan enhetschef och den boende/anhörig/god man.
Så vitt granskarna kan bedöma sker hantering av kassablad och kvitton på ett
säkert sätt för den enskilde och i stort sett enligt de riktlinjer som finns i staden.
Dock finns inget gemensamt sätt för hantering och, som tidigare nämnts, inte
heller några skriftliga rutiner för personalen att följa.
På alla enheter förvaras den enskildes kontanter och kvitton inlåsta i kassaskrin eller
kassaskåp. Dock var rutinerna kring nyckelhantering och inlåsning av kontanter olika på
enheterna.
4.4 Bedömning
De brister och förbättringsområden som framkom i Stadsrevisionens rapport 2013 har
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
9(22)
endast till viss del tagits omhand och förbättrats.
Det saknas systematiska arbetssätt för att säkerställa att gällande rutiner följs.
Granskarnas bedömning är dock att enskilda medarbetare hanterar de boendes kontanter
på ett ansvarsfullt sätt och därför finns liten risk för att fel personer har tillgång till de
boendes privata medel.
4.5 Förslag till åtgärder
Följa stadens riktlinjer och utarbeta lokala skriftliga rutiner som är lätt tillgängliga för
personalen.
Följa upp följsamheten genom systematisk egenkontroll.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
10(22)
5 Köp av boende och vård utanför ramavtal inom individ- och
familjeomsorg
5.1 Riskbeskrivning
Förfarandet är komplicerat för en handläggare som ofta befinner sig i en situation som
måste lösas snabbt.
5.2 Kontrollmetod
Kontroll av att rutinerna finns, är kända och följs samt att det finns kontrollmoment
inbyggda i rutinen.
5.3 Iakttagelser
Granskarna har intervjuat två enhetschefer, verksamhetscontroller, konsulterat ekonom
samt granskat vilka rutiner och arbetsformer som finns kopplade till riskområdet. Ur
kontrollerna har framkommit att det finns ett antal stöddokument som socialsekreterarna
kan använda sig av vid köp utanför ramavtal som ger vägledning, men det saknas en
tydlig dokumenterad översikt av hela processen ”köp utanför ramavtal”.
Granskarna konstaterar också att kunskap om förfarandet finns bland 1:e
socialsekreterare, enhetschefer och erfarna handläggare men då personalomsättningen är
hög på vissa enheter kan det för mindre erfarna handläggare innebära en svårighet
eftersom köp utanför ramavtal är ett sällanförfarande och kan kräva handledning. För
närvarande har socialsekreterare ingen delegation på köp av vård och boende utanför
ramavtal.
Stöddokument som finns att tillgå återfinns i rutindatasen; ”Dokumentation
direktupphandling”, ”Mall placeringsavtal”, ”Manual för bedömning av synnerliga skäl
vid direktupphandling av boende” ”Manual synnerliga skäl daglig verksamhet”
”Checklista för köp av insatser” samt ”Rutin för köp utanför avtal”. Dessa dokument
ger vägledning kring momenten i direktupphandlingen, men det är mycket information
för en handläggare att sätta sig in i. För att göra informationen mer användarvänlig ser
granskarna ett behov av att den komprimeras till en processkarta/lathund.
Kontroller som genomförs i verksamheten
Verksamhetscontroller genomför regelbundet stickkontroller av ärenden i området. 5
ärenden per handläggare väljs slumpmässigt ut varje månad. Dock har inte något av de
ärenden som granskats under 2014, varit köp utanför ramavtal. Områdeschef träffar
ekonom årligen för genomgång av köp utanför ramavtal. Individutskottet granskar alla
köp utanför ramavtal som överstiger 8 veckor (boende med stöd) respektive 16 veckor
(boende utan stöd).
5.4 Bedömning
Bedömningen är att rutiner och kontrollåtgärder finns i form av stickprover av ärenden,
delegationsordning och individutskottet. Rutinerna behöver dock bli tydligare, kända
och implementerade ner på medarbetarnivå och ett särskilt grepp behöver tas när det
gäller introduktion av nyanställda socialsekreterare. Granskarna ser ett behov av att
skapa en tydlig översikt av köp av vård och boende både utanför och inom ramavtal, i
form av en processkarta eller lathund. De kontroller som genomförs av
verksamhetscontroller bedöms som ett steg i rätt riktning, men resultaten av
kontrollerna måste tas tillvara och användas i verksamhetens systematiska
förbättringsarbete.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
11(22)
5.5 Förslag till åtgärder
Säkerställa att 1:e socialsekreterare ges de förutsättningar som krävs för att på ett
tydligt sätt vara närvarande och delaktiga i ärenden där köp görs utanför
ramavtal.
En tydlig, översiktlig processbeskrivning för köp utanför ramavtal tas fram med
aktiviteter och deras inbördes ordning.
Verksamhetscontrollerns kontroller av ärenden bör användas i verksamhetens
systematiska förbättringsarbete.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
12(22)
6 Handläggningstider barn- och ungdomsärenden inom individoch familjeomsorg
6.1 Riskbeskrivning
Handläggningstiden för barn- och ungdomsärenden är för ofta långa och längre än 120
dagar.
6.2 Kontrollmetod
Efter samråd med presidiet i stadsdelsnämnden gjordes inte någon särskild granskning
av denna rutin. Orsaken är att det sker flera andra kontrollåtgärder med anledning av
kritiken som framkom i rapporten från IVO nyligen.
Det är sannolikt lämpligt att göra en granskning om något år.
6.3 Iakttagelser
6.4 Bedömning
6.5 Förslag till åtgärder
Lämpligen läggs en granskning in i interna kontrollplanen för kommande år.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
13(22)
7 Närvarokontroll i skolan
7.1 Riskbeskrivning
Bristande närvaro kan leda till att eleverna inte når målen. Tillsynsansvaret brister om
närvarokontrollen inte fungerar.
7.2 Kontrollmetod
Kontroll av att rutinerna för frånvarokontroll av elever följs och är kända och att
stickprov görs på att efterlevnaden görs och dokumenteras.
Granskningen gjordes genom enkätundersökning.
Enkäter gick till alla rektorer och utvalda pedagoger på samtliga kommunala
skolor i Östra Göteborg.
Enkäten besvarades antingen via webbenkät på Hjärntorget, i pappersformat eller via
mejl.
7.3 Iakttagelser
Rektorer från alla skolor svarade och några pedagoger från olika skolor.
Nästan alla menar att de känner till att rutiner finns och att de fungerar bra.
Rutinerna diskuteras på APT och vid terminsstart.
Kritiskt är rutiner för vikarier, att det är ordinarie personal som gör rapporteringen är
gemensamt för alla skolor, men hur vårdnadshavarna kontakts är oklart.
7.4 Bedömning
Rutinerna följs och är kända av rektorer och de flesta lärarna.
Alla lärare måste känna till rutinerna. Rutinerna bör kompletteras med hur frånvaro sker
till vårdnadshavare vid vikarie.
7.5 Förslag till åtgärder
Kontinuerliga utbildningar i Hjärntorget. En handlingsplan för Hjärntorget håller
på att skrivas och den kommer bland annat innehålla utbildningar kring
hantering av Hjärntorget.
Viktigt att skolan har vårdnadshavarens telefonnummer. Rekommendation att ha
en rutin för att systematiskt se över föräldrars telefonnummer. Byts det ofta
kanske inte en gång per termin är tillräckligt.
Informera vid föräldramöten om vikten av att anmäla frånvaro till skolan så fort
som möjligt.
Komplettera rutinen med tydliga instruktioner vid vikarie.
Varje skola bör systematiskt göra stickprov för att säkerställa att rutinen följs
och fungerar.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
14(22)
8 Åtgärder vid kränkande behandling av elever i skolan
8.1 Riskbeskrivning
Åtgärder vid kränkande handlingar mot elever följer inte alltid den fastställda rutinen
och då utreds kränkningarna inte tillräckligt och adekvata åtgärder sätts inte in.
8.2 Kontrollmetod
Kontroll av att de fastställda rutinerna följs:
Granskning av samtliga skolors årliga planer mot diskriminering och kränkande
behandling för att bedöma om de följer styrdokumentens krav och riktlinjer.
Vid kontroll i handläggardatabasen framkom att några skolor inte hade gjort
anmälningar om kränkande behandling under perioden 140101–140415. Tre av dessa
skolor, en från varje delområde, valdes ut för granskning av skolornas rutiner vid
kränkande behandling. Granskningen utfördes i form av gruppintervju med
elevhälsoteamen på två skolor. Den tredje skolans elevhälsoteam svarade i enkätform
eftersom det inte gick att hitta en tid för intervju.
Att utredningarna innehåller adekvata åtgärder:
Granskning av fem utredningar från tre skolor som gjort anmälningar om kränkande
behandling under aktuell tidsperiod.
Att det finns en inbyggd intern kontroll som dokumenteras av att rutinen följs:
Intervju med ansvarig områdeschef inom sektorn.
8.3 Iakttagelser
1. Genomgången av samtliga skolors årliga planer mot diskriminering och
kränkande behandling påvisar att det finns tydliga rutiner för åtgärder vid
kränkande behandling. På två skolor saknas ålder samt könsöverskridande
identitet/uttryck som diskrimineringsgrund i den årliga planen. På majoriteten av
skolorna förankras årliga planen hos elever, personal och föräldrar och därmed
ges samtliga förutsättningar för att inhämta goda kunskaper om rutinerna. I de
årliga planerna och i de utredningar som granskats anges att bedömningen av
vad som är kränkande behandling görs av den utsatte och rapporteras vidare för
utredning. Att det finns ett fungerande team som arbetar med detta är av högsta
vikt för likvärdigheten. Struktur och tydlig ledning är avgörande faktorer för hur
framgångsrikt arbetet mot kränkande behandling bedrivs på skolorna.
2. De utredningar som granskats har alla innehållit adekvata åtgärder utifrån
händelserna och anmälan.
3. Den inbyggda interna kontrollen inom sektorn består av en sammanställning av
incidenter som presenteras till nämnden en gång per år. Ansvarig områdeschef
kontrollerar i samband med detta de enheter som inte har gjort några
anmälningar om kränkande behandling. Dessutom kontrollerar områdeschefen
kontinuerligt i handläggardatabasen om anmälningar om kränkande behandling
utretts och kontaktar vid behov de enheter som inte slutfört utredningen.
8.4 Bedömning
Det finns adekvata rutiner och arbetsmetoder i samband med kränkande behandling på
samtliga skolor i stadsdelen. Utredningarna är av hög kvalité och det finns en
fungerande inbyggd kontroll.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
15(22)
Ett förebyggande arbete minskar risken för diskriminering och trakasserier. Skolor är
skyldiga att arbeta förebyggande mot diskriminering på alla grunder förutom
könsidentitet eller könsuttryck och ålder. Alla skolor bör arbeta med samtliga
diskrimineringsgrunder.
Eftersom struktur och tydlig ledning är avgörande för att rutinerna följs i samband med
kränkande behandling anser granskarna att rutinen behöver aktualiseras i
ledningsgruppen för att åstadkomma tydlig ledning och likvärdighet i arbetet.
Sektorns inbyggda interna kontroll kan delvis påvisa om rutinen följs, men det behöver
förstärkas för att åstadkomma likvärdigare bedömning.
8.5 Förslag till åtgärder
Att rutinen synliggörs och aktualiseras i ledningsgruppen i samband med
återkopplingen.
Att områdescheferna ska stötta och vägleda de enheter som uppvisat bristande
rutiner.
Eftersom DO rekommenderar att skolor arbetar förebyggande även när det gäller
könsidentitet eller könsuttryck och ålder, bör dessa diskrimineringsgrunder tas
med i alla skolors årliga planer.
Områdescheferna ska ansvara för att i ledningsgruppen arbeta med samsyn kring
kränkande behandling gällande bland annat hur arbetet organiseras och hur
händelserna bedöms på ett likvärdigt sätt på de olika skolorna.
Att elevhälsoteamen på skolorna med hjälp av Socialstyrelsens och Skolverkets
”Vägledning för elevhälsan”, ska systematisera och utveckla arbetet mot
kränkande behandling och diskriminering.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
16(22)
9 Föreningsbidrag
9.1 Riskbeskrivning
Att föreningar använder bidragspengar för annat än det som avsetts i beslutet.
9.2 Kontrollmetod
Kontroll av rutinerna för granskning av hur föreningar använder tilldelat föreningsstöd
följs och dokumenteras.
Rutinen innebär att föreningarna ska lämna en skriftlig redovisning vid slutet av året
alternativt när aktiviteten är genomförd. Blankett finns för ändamålet.
9.3 Iakttagelser
Verksamheten har god kännedom om stadsdelens föreningar och kan därför rikta sina
stöd- och kontrollinsatser till de mer behövande när det gäller redovisning av
genomförda aktiviteter. Idag finns en praxis att exempelvis inga nya medel beviljas om
tidigare medel ej har redovisats och godkänts.
9.4 Bedömning
Det finns en hög riskmedvetenhet inom verksamheten. I dagsläget gör granskarna
bedömningen att kännedomen om föreningarna är god och risken för missbruk av
föreningsbidrag är därför låg.
9.5 Förslag till åtgärder
Processkartläggningen bör förtydligas och kompletteras med ett kontrollmoment.
Några stickprov bör genomföras varje år och omfatta genomgång av räkenskaper och
aktiviteter.
Verksamheten bör anteckna att kontrollen är gjord, exempelvis med en notering på
redovisningsblanketten samt med ett meddelande till föreningen.
Slutredovisningen bör kompletteras med en skrivning på blanketten om att den är
granskad och godkänd.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
17(22)
10 Arbetsmiljö
10.1 Riskbeskrivning
Att arbetsskador och tillbud inte handläggs av cheferna på det sätt som processen
föreskriver. Att otydliga åtgärder vidtas i den utsträckning som krävs för att förhindra
upprepning.
10.2 Kontrollmetod
Kontroll av att anmälningar och tillbud handläggs och dokumenteras i enlighet med
AFS 2001:1 och Arbetsmiljöförordningen § 2.
Internkontrollen har genomförts med följande underlag: 3 chefer på strategisk nivå
(OC+SC) och 11 enhetschefer, fördelade mellan stadsdelens samtliga sektorer. Urvalet
av chefer har skett slumpvis, via lottning. Tre av cheferna saknade anmälningar i LISA
och kontaktades därmed av granskarna för att säkerställa att inte tillbud och skador
hanterats utanför systemet LISA. Så var ej fallet, därmed gjordes ett nytt urval. Max två
tillbud och två skador per chef under året 2013 har kontrollerats. Urvalet avseende
tillbud och skador har skett slumpvis, via lottdragning och omfattar sammantaget 12
tillbud och 20 arbetsskador. Tillbud och skador ihar delats upp i grad 1 och grad 2 i
enlighet med Arbetsmiljöförordningen §2.
Grad 1: Mindre allvarlig skada/tillbud
Grad 2: Allvarlig skada/tillbud
Samma matris med frågor och bedömningar har använts i alla i kontrollerna.
10.3 Iakttagelser
Uppdraget var att granska om anmälningar och tillbud handläggs enligt beslutade
rutiner. I stadsdelen finns en lathund för hantering av arbetsskador och tillbud i LISA
(IT-stödet för att hantera arbetsskador och tillbud), men det saknas en skriftlig, beslutad
rutin för hur man systematiskt skall tänka och dokumentera för att förebygga att
händelsen upprepas. Därför har granskningen istället utgått ifrån AFS 2001:1 och
arbetsmiljöförordningen § 2.
10.4 Bedömning
Inrapporterade skador är betydligt fler än inrapporterade tillbud. Granskarnas
bedömning är att tillbuden borde vara fler med tanke på att dessa borde ske i en större
omfattning än arbetsskador i verksamheterna. Därmed ifrågasätts hur väl rutinen för
inrapportering av tillbud fungerar.
Av tillbuden har 50 % en utebliven eller felaktig gradering av allvarlighetsgraden. Drygt
hälften av tillbuden har handlagts inom rimlig tid, dvs. 0-3 mån. Merparten av tillbuden
beskriver bakomliggande orsaker, men endast hälften sätter händelse och åtgärd i ett
arbetsplatssammanhang på ett tydligt sätt som möjliggör såväl förebyggande, anpassade
åtgärder som systematik i utredningen.
Av skadorna är 65 % rätt graderade, dock anmärkningsvärt att två av de allvarliga
skadorna (grad 2) saknar gradering. 75% av skadorna är handlagda inom rimlig tid, dvs.
0-3 mån. Hälften av skadeanmälningarna beskriver bakomliggande orsaker, men endast
10 % sätter händelse och åtgärd i ett arbetsplatssammanhang på ett tydligt sätt som
möjliggör såväl förebyggande, anpassade åtgärder som systematik i utredningen.
Rutinen att avsluta ärendet (oavsett tillbud/skada) verkar fungera tillfredsställande då
det sker i 88 % av fallen. De flesta av skadorna anmäls också vidare till
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
18(22)
Försäkringskassan i rimlig tid. Dock bör påtalas att tre av de fyra anmälningar som
avsett allvarlig händelse, grad 2 ej anmälts vidare till Arbetsmiljöverket.
Slutligen är bedömningen att rutinen för inrapportering av tillbud bör ses över och att de
inkomna tillbuden och skadorna sätts och hanteras förebyggande och systematiskt, i ett
arbetsplatssammanhang. Rutinen avseende anmälan till Arbetsmiljöverket i samband
med allvarlig skada eller tillbud bör också tydliggöras.
"Utredningsskyldigheten gäller om det finns ett samband mellan det som hänt och
förhållandena i arbetet. Det kan vara värdefullt att arbetsgivaren även utreder tillbud
som inte är allvarliga.
Ofta har tekniska faktorer, mänskligt handlande, organisatoriska förhållanden och
ledning av verksamheten samverkat, exempelvis till ett olycksfall. Arbetsgivaren bör
därför, så långt det är praktiskt möjligt, ta reda på samtliga bakomliggande orsaker till
det inträffade. Utredningen behöver göras grundligt och systematiskt. Den kan omfatta
iakttagelser på arbetsplatsen, intervjuer med berörd personal och granskning av
ritningar, uppgiftsfördelning, instruktioner och rutiner” (AFS 2008:15).
10.5 Förslag till åtgärder
Förtydliga följande rutiner för förvaltningens chefer:
Inrapportering av tillbud
Att tillbud och arbetsskador sätts och hanteras förebyggande och systematiskt, i
ett arbetsplatssammanhang
Skyldigheten att anmäla till Arbetsmiljöverket i samband med allvarlig skada
eller tillbud
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
19(22)
11 Utbetalningar - attestbehörigheter
11.1 Riskbeskrivning
Risk att attestbehörigheterna i Gasell inte är korrekta. Nytt IT-system införs i mars 2014
och riskerna ökar vid förändringar.
11.2 Kontrollmetod
Kontroll av att attesteringsrutinen följs särskilt i samband med övergången till nytt ITsystem och att kontrollerna dokumenteras.
11.3 Iakttagelser
Attesteringsrutinen kontrollerades genom granskning av attestbehörigheterna i det nya
IT-systemet Winst 2.0 som ersätter Gasell och Winst1.0. Som underlag för upplagd
behörighet ska det finnas en delegationsblankett för alla användare samt en bilaga för
alla chefer. På bilagan ska det framgå vilka ansvar chefen har attestbehörighet för. Hur
väl angivna ansvar och behörigheter i Winst stämmer, kontrollerades också i
granskningen. Blanketterna finns på ekonomiavdelningen och ska vara underskriven av
överordnad chef samt ekonom.
I Winst fanns vid granskningstillfället cirka 500 attestbehörigheter. Ett stickprov
motsvarande ca 20 % (114 st) av dessa granskades mot de delegationsblanketter och
eventuella bilagor som fanns på ekonomiavdelningen vid samma tillfälle.
Av de granskade attestbehörigheterna tillhörde 22 chefer. För 14 av dessa fanns
både korrekt delegationsblankett och korrekt bilaga.
För tre av cheferna var delegationsblanketten korrekt, men bilaga saknades eller
var inte uppdaterad.
För två av cheferna fanns delegationsblankett, men den saknade underskrift och
bilaga.
För tre av cheferna saknades både blankett och bilaga.
Resterande 80 aktiva attestbehörigheter gällde medarbetare. 40 av dessa hade
rätt underlag i form av underskriven delegationsblankett.
Två blanketter saknade underskrift av chef och ekonom.
38 attestbehörigheter saknade helt delegationsblankett.
11.4 Bedömning
En rutin för delegering samt bra underlag i form av blanketter och bilagor finns.
Vid granskningstillfället i juni, två månader efter introduktionen av Winst 2.0 följs dock
inte alltid rutinen och i många fall saknas delegationsblanketten helt, framförallt
gällande attestanter som inte är chefer.
Det finns också brister i att få delegationsblanketterna påskrivna av överordnad chef,
samt i att uppdatera chefernas bilagor vid förändring.
11.5 Förslag till åtgärder
Bättre rutin för när och i vilket sammanhang upprättande av
delegationsblanketter ska ske bör skapas.
Rutin för regelbunden kontroll av aktiva och inaktiva behörigheter bör skapas.
Rutin för uppdatering av förändringar i chefernas bilaga bör skapas.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
20(22)
12 Utbetalningar - intern och extern representation
12.1 Riskbeskrivning
Risk att intern och extern representation inte följer de regler som finns kan skada
förtroendet för förvaltning och nämnd.
12.2 Kontrollmetod
Testning av att den interna kontrollen genomförs enligt fastställd rutin.
12.3 Iakttagelser
Förvaltningen har genomfört testning av genomförda kontroller i nov 2013 – tom feb
2014.
Det finns en dokumenterad rutin som är känd i förvaltningen. Rutinen har
kommunicerats via chefsbrev och administratörsträffar per sektor.
Kontrollerna genomförs en gång per vecka genom genomgång av fakturor. Kontroll
sker av konto 7101 och 7011 dvs. representation. De brister som framkommer vid
kontrollerna kommuniceras med sektorerna via ekonomiavdelningens ekonomiteam.
12.4 Bedömning
Granskarna bedömer att kontrollen av intern och extern representation är god.
Kontrollerna genomförs enligt fastställd rutin. Resultatet av kontrollerna visar på positiv
utveckling vad gäller efterlevnaden av regler för intern och extern representation.
12.5 Förslag till åtgärder
Fortsätt enligt framtagen plan.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
21(22)
13 Övriga åtgärder med anledning av riskanalysen inför 2014
13.1 Uppföljning av åtgärder
Alla åtgärder som beslutades om med anledning av riskanalyserna inför 2014 har följts
upp. Rapport lämnades till stadsdelsnämnden 2014-06-17.
SDN Östra Göteborg, Rapport intern kontroll 2014
22(22)
