tentaplugg.nu av studenter för studenter Kurskod R0005N Kursnamn Grundkurs i industriell ekonomi Datum Material Sammanfattning Kursexaminator Betygsgränser Tentamenspoäng Övrig kommentar Uppladdad av Rickard Företag och ekonomi Effektivitet Begreppet effektivitet definieras som grad av måluppfyllelse. Det är med andra ord ett uttryck för i vilken utsträckning ett företag uppnår sitt mål. Effektivitet kan därför säga hur ”bra” eller ”dåligt” ett företag bedriver sin verksamhet. Ett företags effektivitet bestäms som förhållandet mellan värdet av vad som åstadkommits, utflödet, och värdet av resultatet, inflödet, i förhållande till ett mål. EFFEKTIVITET = VÄRDET AV UTFLÖDE / VÄRDET AV INFLÖDE. Inre effektivtet Inre effektivitet kan sägas handla om ”att göra saker rätt”. En hög inre effektivitet förknippas ofta med hög produktivitet, kostnadseffektivitet, ”ordning och reda”, samt välutvecklade system och rutiner. Den inre effektiviteten handlar alltså om företagets hushållande med resurser ur ett internt perspektiv Yttre effektivitet Yttre effektivtet kan sägas handla om ”att göra rätt saker”. Den yttre effektiviteten rör företagets relationer till sin omvärld. Yttre effektivitet förknippas ofta med termer som affärsmässighet, tillväxt, kvalitet och service. Produktivitet Begreppet avser samma förhållande som i effektivitetsbegreppet, men vad som har åstadkommits och den resursinsats som satts in och de prestationer som utförts för att åstadkomma resultatet uttrycks i fysiska termer, d.v.s. kvantiteter. PRODUKTIVITET = KVANTITET UTFLÖDE / KVANTITET INFLÖDE Inbetalning och utbetalning Begreppen inbetalning och utbetalning är knutna till tillfällen då överföringar av likvida medel sker, d.v.s. när betalningstransaktioner äger rum. Betalningen kan ske på olika sätt; kontant, med check eller via bank- och postgiro. Tidpunkten för inbetalningen sammanfaller emellertid inte nödvändigtvis med att varorna levereras till kunden, utan inbetalningen kan ske såväl före som efter att inkomsten och intäkten uppkommit. Utbetalningar uppkommer när det köpande bolaget betalar för anskaffade resurser. Utbetalningar kan äga rum såväl före som efter leveranser och såväl före som efter uppkomsten av utgifter och kostnader. Utbetalningar är därmed knutna till de tidpunkter då betalningen faktiskt görs. Inkomst och utgift Begreppen inkomst och utgift är knutna till företagets affärstransaktioner med externa parter. Det rör sig om tidpunkter för avyttring av varor och tjänster samt anskaffning av resurser. När ett företag avyttrar resurser, uppstår inkomster för det säljande företaget. Enligt redovisningspraxis uppstår inkomsten vid det datum fakturor för sålda varor och tjänster är daterade. Oavsett när fakturorna skickas, är det deras datering som avgör när inkomsten uppkommer. När ett företag anskaffar resurser uppstår utgifter för det köpande företaget. I en strikt företagsekonomisk mening uppstår utgiften när anskaffade varor levereras och tjänster utförs. Intäkt och kostnad på bokföringsmässiga grunder I ett företags externa redovisning bestäms intäkter och kostnader för tidsperioder. Intäkterna utgör värdet i pengar av de prestationer som utförts under en tidsperiod gentemot företagets kunder, d.v.s. värdet av periodens försäljning av varor och tjänster. Kostnaderna utgörs av de resurser som åtgått för att kunna åstadkomma de prestationer som utförts gentemot kunderna under en tidsperiod. Bokföringsmässiga grunder innebär att inkomster och utgifter är grunden till de perioder under vilka prestationer utförs och resurser förbrukats Intäkt och kostnad på kalkylmässiga grunder Med intäkter på kalkylmässiga grunder menas värdet, oftast uttryckt i finansiella termer, av de prestationer som utförts. Intäkterna på kalkylmässig grund bestäms med utgångspunkt i vad som presterats oberoende av om någon försäljning ägt rum eller ej. Med kostnader på kalkylmässiga grunder menas värdet, oftast uttryckt i finansiella termer, på den resursförbrukning som krävs för att kunna producera varor och tjänster. Dessa är inte heller knutna till någon viss periods försäljning Rörliga och fasta kostnader Övergripande distinktion mellan rörliga och fasta kostnader Distinktionen mellan rörliga och fasta kostnader görs med avseende på hur känsliga de är för förändringar i företagets verksamhetsvolym. RÖRLIGA KOSTNADER + FASTA KOSTNADER = TOTALA KOSTNADER Verksamhetsvolym Det finns inget givet uttryck för verksamhetsvolym, utan det kan uttryckas på flera olika sätt. I varje företag finns det flera uttryck för verksamhetsvolym. I de flesta fall är det dock ett uttryck för ett företags output; t.ex. antalet framställda enheter i tillverkande företag och antalet betjänade kunder i ett tjänsteföretag. Rörlig kostnad Med en rörlig kostnad avses en kostnad vars totalsumma förändras kontinuerligt när verksamhetsvolymen förändras. Det är totalsumman som står i fokus. Proportionellt rörlig kostnad Kostnader vars totalsumma förändras proportionellt med förändringar i verksamhetsvolymen kallas för proportionellt rörliga kostnader. En egenskap hos proportionellt rörliga kostnader är att även om totalsumman förändras är styckkostnaden konstant, dvs lika stor oavsett verksamhetsvolym. Ett exempel är provision, t.ex 25% på omsättningen. Progressivt rörlig kostnad Progressivt rörliga kostnader är kostnader vars totalsumma förändras i snabbare takt än förändringar i verksamhetsvolymen. De ökar mer än proportionellt vid stigande och minskar mer än proportionellt vid sjunkande verksamhetsvolym. Exempel på progressivt rörliga kostnader är lönekostnader vid övertidsersättning och skiftarbete. Degressivt rörlig kostnad Degressivt rörliga kostnader är kostnader vars totalsumma förändras i långsammare takt än förändringar i verksamhetsvolymen. De ökar mindre än proportionellt vid stigande och sjunker mindre än proportionellt vid sjunkande verksamhetsvolym. Fast kostnad Med en fast kostnad avses en kostnad vars totalsumma är oförändrad när verksamhetsvolymen förändras eller som förändras i vissa intervall med förändringar i verksamhetsvolymen. Fasta kostnader delas vanligen in i två kategorier; Helt fasta kostnader och Halvfasta kostnader Helt fast kostnad Kostnader vars totalsumma är oförändrad vid förändringar i verksamhetsvolym. Det är totalsumman som står i fokus. Typexempel på helt fasta kostnader är lokalhyreskostnad, lönekostnader för administration och försäljning, leasingavgifter för fordon, försäkringspremier och avskrivningar. Halvfast kostnad Halvfasta kostnader är kostnader vars totalsumma förändras med vissa av verksamheten beroende intervall. De är helt fasta i vissa intervall men ”hoppar” till en ny nivå när verksamhetsvolymen överstiger eller understiger en kritisk gräns. Man kan säga att företag ökar och minskar sin kapacitet språngvis. Typexempel på halvfasta kostnader i ett tillverkande företag är lokalhyra, löner till t.ex. förmän, vissa utrustningskostnader och kostnader för fordon. Blandad rörlig och fast kostnad Det finns kostnader som innehåller både en rörlig och en fast kostnadskomponent. De benämns blandade rörliga och fasta kostnader, eller blandade kostnader. Totalkostnaden består då av summan av den rörliga och den fasta kostnaden. Ett exempel på en blandad rörlig och fast kostnad är kostnaden för en hyrbil. Man betalar en fast dygnshyra och utöver den för varje kilometer man kör. Resultatplanering Resultatplanering I resultatplanering studeras samband mellan intäkter, rörliga kostnader, fasta kostnader och volym. Matematisk ansats för totalanalys Ett företags totala kostnader kan delas upp i rörliga och fasta kostnader. Följande samband gäller därmed: RÖRLIGA KOSTNADER + FASTA KOSTNADER = TOTALA KOSTNADER Storleken på de rörliga kostnaderna beror på verksamhetsvolymens storlek. Därav kan ovanstående samband skrivas som: RÖRLIG KOSTNAD PER STYCK * VOLYM + FASTA KOSTNADER = TOTALA KOSTNADER Storleken på intäkterna beror på hur mycket företaget lyckas sälja, dvs på försäljningsvolymen. Följande gäller: PRIS PER STYCK * VOLYM = TOTALA INTÄKTER Skillnaden mellan totala intäkter och kostnader utgör resultatet. Sambandet mellan totala intäkter och totala kostnader uttrycks enligt följande: TOTALA INTÄKTER – RÖRLIGA KOSTNADER – FASTA KOSTNADER = RESULTAT Storleken på såväl intäkterna som de rörliga kostnaderna beror på volymen. Därav gäller följande samband: PRIS PER STYCK * VOLYM – RÖRLIG KOSTNAD PER STYCK * VOLYM – FASTA KOSTNADER = RESULTAT Grafisk ansats för totalanalys Rörliga kostnader, fasta kostnader och totala kostnader i resultatdiagram: När kostnaderna är på plats är nästa steg att lägga in intäkterna. Intäkterna per styck antas vara konstant. För att erhålla ett fullständigt resultatdiagram ska de rörliga kostnaderna, de fasta kostnaderna och intäkterna kombineras. Ett fullständigt resultatdiagram framgår ur figuren nedan: Kritisk punkt Den kritiska punkten anger vid vilken volym och vid vilken total intäkt resultatet är noll kronor. Den kritiska punkten består av två komponenter; den kritiska volymen och den kritiska intäkten. Med den matematiska resultatplaneringsansatsen gäller följande samband för den kritiska punkten: PRIS PER STYCK * VOLYM – RÖRLIG KOSTNAD PER STYCK * VOLYM – FASTA KOSTNADER = 0 I resultatplaneringsansatsen med diagram avläses den kritiska intäkten och den kritiska volymen enligt nedanstående diagram: Säkerhetsmarginal Både den faktiska volymen och den faktiska intäkten kan avvika från den kritiska volymen respektive den kritiska totala intäkten. Skillnaden mellan dem benämns säkerhetsmarginal. Säkerhetsmarginal uttryckt i volym: Absoluttal: FAKTISK VOLYM – KRITISK VOLYM Procenttal: (FAKTISK VOLYM – KRITISK VOLYM)/FAKTISK VOLYM Säkerhetsmarginal uttryckt i total intäkt: Absoluttal: FAKTISK TOTAL INTÄKT – KRITISK TOTAL INTÄKT Procenttal: (FAKTISK TOTAL INTÄKT – KRITISK TOTAL INTÄKT)/FAKTISK TOTAL INTÄKT I ett resultatdiagram avläses säkerhetsmarginalen enligt följande: Resultatplanering med totalanalys för flervaru- och tjänsteföretag Resultatplanering kan även tillämpas på företag som har ett flertal varor och/eller tjänster. Man får då göra flera beräkningar. En förutsättning är att mixen av varor och/eller tjänster är given för den period resultatplaneringen avser. En enkel metod som kan användas bygger på utnyttjandet av vägda medelvärden. Bidragsanalys Bidragsanalys utförs såväl med matematik som med diagram. Bidragsanalys är väldigt lik totalanalys. Bidragsanalys matematisk ansats I bidragsanalysen är man primärt intresserad av rörliga kostnader. De rörliga kostnaderna antas vara proportionellt rörliga. Skillnaden mellan totala intäkter och totala rörliga kostnader benämns täckningsbidrag eller bidrag. PRIS PER STYCK * VOLYM – RÖRLIG KOSTNAD PER STYCK* VOLYM = TOTALT TÄCKNINGSBIDRAG Bidragsanalys grafisk ansats Linjen för fasta kostnader behandlas på precis samma sätt som i fallet med totalanalys. Skillnaden mellan bidragsanalys och totalanalys är att bidragsanalysen inte inkluderar linjer för vare sig intäkter eller rörliga kostnader. Istället används en bidragslinje, d.v.s. en linje som anger skillnaden mellan intäkter och rörliga kostnader vid olika volymer. Täckningsgrad Täckningsgraden anger hur stort täckningsbidraget per styck eller totalt är i förhållande till priser per styck respektive den totala intäkten. Täckningsgraden anger det bidrag varje försäljningskrona ger i procent. TÄCKNINGSBIDRAG PER STYCK/PRIS PER STYCK = TÄCKNINGSGRAD Eller TOTALT TÄCKNINGSBIDRAG/TOTALA INTÄKTER = TÄCKNINGSGRAD Kritisk punkt, bidragsanalys Den kritiska punkten anger vid vilken volym och vid vilket totalt täckningsbidrag resultatet är noll kronor, d.v.s. den volym vid vilken det totala täckningsbidraget är lika stort som den fasta kostnaden. PRIS PER STYCK*VOLYM – RÖRLIG KOSTNAD PER STYCK*VOLYM – FASTA KOSTNADER = 0 FASTA KOSTNADER / TÄCKNINGSBIDRAG PER STYCK = KRITISK VOLYM Även den kritiska totala intäkten, d.v.s. det läge i vilket totala intäkter uppgår till samma belopp som totala kostnader, kan enkelt beräknas vid bidragsanalys. FASTA KOSTNADER / TÄCKNINGSBIDRAG PER STYCK* PRIS PER STYCK = KRITISK TOTAL I NTÄKT Produktkalkylering Produktkalkyl En produktkalkyl är en sammanställning av intäkter och/eller kostnader för ett visst kalkylobjekt i en viss kalkylsituation. Produktkalkylering Produktkalkylering är den process i vilken produktkalkyler tas fram. Produktkalkylsystem Produktkalkylsystem utgör produktkalkyleringens formaliserade och rutinbundna delar. Produktkalkylsystem kan sägas stå för produktkalkyleringens tekniska aspekter. Kalkylobjekt Kalkyler upprättas för många slag av s.k. kalkylobjekt, eller kostnadsbärare. Det finns inga restriktioner för vad som kan utgöra kalkylobjekt, utan intäkter och kostnader kan sammanställas för i princip vad som helst. Kalkylsituationer Profuktkalkyler används i många situationer, s.k. kalkylsituationer. De är av varierande slag. De kan gälla t.ex. beslutsfattande och uppföljning av beslut, vara av strategisk, taktisk eller operationell karaktär, vara regalbundet återkommande eller tillfälliga samt vara av såväl större som mindre ekonomisk betydelse. Rutinmässig produktkalkyl I praktiken görs inte alltid särskilda kalkylutredningar i varje kalkylsituation. Istället arbetar företag med på förhand bestämda regler och rutiner för kalkyleringen i de kalkylsituationer som är mest frekvent förekommande. Det är möjligt att arbeta med sådana när de ekonomiska konsekvenserna är tämligen lika från kalkyltillfälle till kalkyltillfälle. Detta kallas för rutinmässiga kalkyler. Icke-rutinmässig produktkalkyl I situationer som inte är frekvent förekommande och i situationer där de ekonomiska konsekvenserna i stor utsträckning skiljer sig åt från kalkyltillfälle till kalkyltillfälle, upprättas särskilda kalkyler, s.k. icke-rutinmässiga kalkyler. Omständigheter som påverkar utformningen av produktkalkyler Många faktorer påverkar utformningen av en produktkalkyl. Den utformning en kalkyl får beror på såväl objektiva fakta som subjektiva uppfattningar. En kalkyls uppställning är i praktiken en funktion av flera faktorer, bl.a. vad som anses vara väsentliga och relevanta ekonomiska konsekvenser, vilka ekonomiska konsekvenser som kända, kalkyens betydelse relativt andra slag av underlag, krav från användare samt tillgång på indata. Kostnad under bokföringsmässiga grunder och kalkylmässiga grunder Den externa redovisningen är kringgärdad av lagar och rekommendationer som måste följas. De behöver inte följas i den interna redovisningen. Skillnaden mellan bokföringsmässiga och kalkylmässiga kostnader kan sorteras in i tre rubriker; urval, värdering och periodisering. Bokföringsmässiga merkostnader De kostnader som endast finns i den externa redovisningen. Kalkylmässiga merkostnader De kostnader som endast finns i kalkyleringen. Kapitalkostnad Kapitalkostnader består dels av kostnader för förbrukning d.v.s. avskrivningar, dels av den ersättning företagets finansiärer kräver på det satsade kapitalet, d.v.s. räntekostnader för lånat kapital och avkastningskrav på eget kapital. Kalkylmässig avskrivning Anläggningstillgångar, t.ex. maskiner, inventarier och byggnader, utmärks av att de anskaffas i en tidpunkt men används under flera perioder. Över tiden minskar tillgångarna i värde på grund av slitage, förstörelse, teknisk utveckling och minskat nyttjande. Via kalkylmässiga avskrivningar beaktas denna värdeminskning genom att det investerade kapitalet fördelas ut på flera perioder, de perioder under vilka tillgångarna används. Kalkylmässiga avskrivningar kan därför sägas utgöra en kostnad för att förbruka kapital, som tas ut genom avskrivningar. Kalkylmässig ränta För att kunna bedriva verksamhet behöver företag olika slag av resurser. För att kunna anskaffa resurser krävs kapital. Kapitalet indelas i sammanhanget i lånat kapital och av ägarna satsat kapital. På det lånade kapitalet måste företaget betala ränta och ägarna kräver avkastning på sitt satsade kapital. Företaget har därmed en kostnad för att få utnyttja kapitalet i verksamheten. I produktkalkyleringen beaktas det genom inkluderandet av kalkylmässig ränta. SYSSELSATT KAPITAL = ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR + OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR – RÄNTEFRIA SKULDER SYSSELSATT KAPITAL = EGET KAPITAL+RÄNTEBÄRAN DE SKULDER AT kan indelas i monetära tillgångar och ickemonetära tillgångar. Monetära AT värderas vanligtvis tillnominellt värde, medan ickemonetära värderas till bruksvärde (nuanskaffningsvärde – avskrivningar; marknadsvärdet således). För OT värderas de ej om, utan man använder värdena från balansräkningen. Detta gäller vid prisförändringar. Vid tillfällen utan prisförändringar bör AT värderas till planenligtrestvärde (anskaffningsvärde – avskrivningar). OT skall tas upp till det värde de noterats i den externaredovisningen.Nivån på räntan kan man beräkna på flera sätt. I praktiken bestäms räntesatsen som ett genomsnitt avkostnaden för lånat kapital och eget kapital. Vid fastställande av räntenivån måste en distinktion göras mellan nominell och real ränta: NOMINELL RÄNTA= REAL RÄNTA + INFLATION REAL RÄNTA = NOMINELL RÄNTA - INFLATION Anskaffningsvärde och nuanskaffningsvärde Anskaffningsvärde är de kostnader som uppstår när någonting införskaffas. Det kan vara inköpspriset, men även andra kostnader som har uppkommit kan räknas in. Nuanskaffningsvärde speglar hur mycket det skulle kosta att idag återinskaffa samma prestanda som en äldre tillgång har. Ekonomisk livslängd Den ekonomiska livslängden är den tid under vilken det är ekonomiskt försvarbart att använda tillgångarna alternativt den tid fram till vilken det är ekonomiskt fördelaktigt att byta ut en tillgång. Linjär avskrivning, degressiv avskrivning och progressiv avskrivning Linjär avskrivning innebär att tillgångar skrivs av med ett lika stort belopp varje period. Den största fördelen med metoden är att den är enkel att använda. Nackdelen med metoden är att ingen hänsyn tas till att kostnader för drift, reparationer och underhåll ofta ökar med tillgångars ålder. På grund av det kommer totalkostnaden, d.v.s. summan av avskrivningskostnaden och kostnaderna för drift, underhåll och reparationer att stiga över tiden. Degressiv avsrkivning innebär att tillgångar skrivs av med efter hand sjunkande belopp över den ekonomiska livslängden, d.v.s. mycket i början och mindre i slutet. Det finns mycket som talar för degressiva avskrivningar. Den innebär att strävan att göra summan av avskrivningskostnader, driftkostnader och kostnader för reparationer och underhåll lika stor under varje period över den ekonomiska livslängden. Progressiv avskrivning innebär att tillgångarna skrivs av med efter hand stigande belopp över den ekonomiska livslängden. D.v.s lite i början och mer i slutet. Denna metod används väldigt sällan då det är ovanligt att drifts-, reparations- och underhållskostnader sjunker ju längre tiden går. Självkostnadskalkylering Självkostnad Självkostnadskalkylering utmärks genom att företags samtliga kostnader tas med i kalkylen. Man säger att självkostnadskalkylering utmärks av en fullständig kostnadsfördelning, till skillnad mot bidragskalkylering som utmärks av en ofullständig kostnadsfördelning. Man ser det som att företagets kalkylobjekt, t.ex. varor, kundorder, projekt, och tjänster orsakar kostnaderna och därför ska bära sin andel av dem. Företags samtliga kostnader inkluderas alltså i kalkyleringen och fördelas ända ner på enhetsnivå, t.ex. kostnaden för en varuenhet eller en konsulttimme. Periodkalkylering Vid periodkalkylering beräknas självkostnaden för varor och tjänster för en viss tidsperiod, t.ex. för ett år, ett halvår eller för en månad. Periodkalkylering lämpar sig bäst när företag tillhandahåller endast en vara eller tjänst eller flera varor eller tjänster av helt eller någorlunda likartad karaktär. Periodkalkyler är särskilt vanligt förekommande vid massproduktion, d.v.s. när företag framställer eller erbjuder varor och tjänster i stora kvantiteter utan att rikt sig till någon speciell kund. Typexempel på branscher är; olje-, bryggeri-, textil-, och kemibranschen. Det finns tre metoder av periodkalkylering: Divisionsmetoden Normalmetoden Ekvivalentmetoden Divisionsmetoden Divisionsmetoden är den enklaste kalkylen av självkostnadstyp. Självkostnaden för en produktenhet eller tjänst beräknas med divisionsmetoden enligt följande: TOTALKOSTNAD FÖR EN TIDSPERIOD / VERKSAMHETSVOLYM = SJÄLVKOSTNAD PER STYCK Med verksamhetsvolym menas här företagets output, t.ex. antalet framställda produktenheter i ett tillverkande företag, antalet in-, och utbetalningstransaktioner i en bank, antalet meter rör i ett stålföretag osv. Divisionskalkylen förekommer i två varianter; en utan uppdelning på kostnadsställen och en med uppdelning på kostnadsställen. Nackdelen med den som inte delar upp på kostnadsställen är den inte ger information kostnadskontroll, eftersom kostnaderna endast redovisas som en totalsumma. En uppdelning av kostnaderna på kostnadsställen kan i många situationer vara viktig för t.ex. kontroll av var i företaget kostnader uppstår och deras utveckling över tiden. En stor nackdel med divisionsmetoden är att sysselsättningsnivån inte beaktas. Med metoden fördelas samtliga kostnader på verksamhetsvolym oavsett dess storlek. Normalmetoden För att komma till rätta med sysselsättningseffekten kan normalmetoden användas. Fördelen med den är att självkostnaden beroende på skillnader i sysselsättning inte fluktuerar mellan tidsperioder och kalkyltillfällen. Kostnaderna indelas med normalmetoden i rörliga och fasta. Rörliga kostnader divideras med verklig verksamhetsvolym och fasta kostnader med normal verksamhetsvolym. RÖRLIGA KOSTNADER/VERKLIG VOLYM + FASTA KOSTNADER/NORMAL VOLYM = SJÄLVKOSTNAD PER STYCK Med verklig verksamhetsvolym avses den volym som faktiskt framställs eller som beräknas framställas under en viss tidsperiod. Med verklig verksamhetsvolym avses den verksamhetsvolym som, över tidsperioder betraktat, oftast framställs. När den verkliga verksamhetsvolymen avviker från den normala uppstår en av två saker; över- eller undertäckning. Övertäckning uppstår då företaget tillverkar mer än den normala volymen, tillverkningen täcker då de fasta kostnaderna. Övertäckningen beräknas genom att först ta fram styckkostnaden, sedan multipliceras denna siffra med antalet producerade enheter som överstiger det normala. Undertäckning är således det motsatta, företaget tillverkar mindre än normalt. Den enda skillnaden mellan normalmetoden och divisionsmetoden ligger i indelningen av kostnaderna i rörliga och fasta Ekvivalentmetoden Om ett företag har fler än t.ex. ett varu- och tjänsteslag är det inte säkert att de är identiska i samtliga avseenden. Man behöver då ta hänsyn till skillnader i kalkylobjektets resurskrav vid beräkningen av självkostnaden för att objekten ska kunna belastas med sin kostnadsandel. En metod som då kan användas är ekvivalentmetoden. Man kan vid beräkningen av självkostnaden ta hänsyn till skillnader i resurskrav avseende bl.a. materialförbrukning, arbetstider osv. För att kunna ta hänsyn till skillnader i kalkylobjektets resurskrav vid självkostnadsberäkningen används s.k. ekvivalenttal. De fastställs genom studier av verksamheten, t.ex. tidsåtgång och materialförbrukning. Ett företag som framställer två produkter i samma slag av process har fastställt att en av produkterna kräver dubbelt så mycket bearbetning m.m. som den andra produkten. Den mer resurskrävande produkten ska då bära en dubbelt så stor kostnad som den andra produkten. Ekvivalenttalet för den mer resurskrävande produkten är då 2, medans för den mindre resurskrävande är det 1. Ekvivalenttal kan uttryckas på många olika sätt. Det enda krav som ställs på dem är att de anger skillnader i resursförbrukning De andelar av kostnaderna som ska påföras kalkylobjekten beror, utöver ekvivalenttalen, även på volymen per objekt. Ekvivalenttalen multipliceras därför med volymen per kalkylobjekt. Då erhålls den s.k. ekvivalentvolymen per objekt. Den kommer vid beräkningen av självkostnaden att fånga upp de skillnader i resurskrav som förekommer. Orderkalkylering Vid orderkalkylering beräknas självkostnaden för företagets kalkylobjekt oberoende av tidsaspekten, t.ex. självkostnaden för en kundorder, ett projekt, en tjänst eller en tillverkningsserie. Orderkalkylering kan även upprättas för vissa tidsperioder, t.ex. den beräknade självkostnaden för företagets tjänster för en kommande period eller den faktiska självkostnaden för en förfluten period. Orderkalkylering är lämplig då kalkylobjekten väsentligt skiljer sig åt när det gäller resursförbrukning. Typexempel på företag som arbetar med orderkalkylering är verkstadsföretag, konsultföretag, revisionsbyråer, försäkringsbolag, restauranger, byggbolag och banker. Särkostnader: Kostnader som orsakas av endast ett visst givet kalkylobjekt i en viss kalkylsituation. Exempel är i tillverkande företag när man ska framställa en kundorder. Materialkostnaderna är då en särkostnad eftersom den orsakats unikt för detta fall. Särkostnader kan inte anges generellt. Samkostnader: Kostnader som har orsakats av gemensamt två eller flera kalkylobjekt i en viss kalkylsituation. Exempel är lokalkostnad, eller underhållskostnader i verkstäder. Sär- och samkostnader är de teoretiskt korrekta begreppen vid orderkalkylering. Men när kalkyleringen görs rutinmässigt används istället begreppen direkta kostnader och omkostnader. Direkta kostnader registreras direkt på kalkylobjekt. Omkostnaderna däremot registreras på sammanhang eller på det ställe i företagen vilket de uppstår. Direkta kostnader = Kostnader som påförs kalkylobjekt direkt Omkostnader = Kostnader som påförs kalkylobjekt via fördelning Kostnader bör i så stor utsträckning som möjligt och kostnadsmässigt försvarbart behandlas som direkta kostnader. Ju större andel av kostnaderna som behandlas som direkta, desto bättre blir precisionen i kalkyleringen. Påläggsmetoden Vid orderkalkylering indelas kostnaderna i direkta kostnader och omkostnader. Att bestämma kalkylobjektens direkta kostnader är inte något stort problem. Däremot är det betydligt svårare att bestämma kalkylobjektens andelar av omkostnaderna. Fördelade omkostnader kan uttrycka olika förhållanden. Man talar om att det finns olika kriterier för fördelning av omkostnader. Orsak/Verkan: Det dominerande kriteriet för fördelning av omkostnader är orsak/verkan. Strävan är att fördela kostnaderna på basis av hur kalkylobjekten orsakar kostnader. Nytta: Ett andra kriterium för fördelning av omkostnader är nytta. Det tillämpas på fasta kostnader eller, med andra ord, kapacitetskostnader. Sådana kostnader är bl.a. kostnader för lokaler, reklamsatsningar, gemensam utrustning och interna tjänster. Denna nytta kan utgöra en utgångspunkt för fördelningen av kostnaderna. Lokalkostnader kan då fördelas i förhållande till det lokalutrymme kalkylobjekten kräver, kostnader för gemensamma maskiner i förhållande till antalet utnyttjande maskintimmar och kostnader för reklam i förhållande till den effekt reklamsatsningen har på försäljningen. Bärkraft: Kostnader som är relaterade till bl.a. administration, försäljning, företagsledning och säkerhet är exempel på kostnader där det inte är möjligt att tala om orsakande på varken kort eller lång sikt. Ett fördelningskriterium som då kan nyttjas är bärkraft. Omkostnaderna fördelas med utgångspunkt i hur stora andelar kalkylobjekten klarar av att bära. Bärkraftsgrunder är t.ex. kalkylobjektens lönsamhet, omsättning, totala tillverkningskostnader i tillverkande företag. Ju lönsammare en vara eller tjänst är, desto mer klarar den av att bära. Det är bara omkostnaderna som går via en fördelningsnyckel till kalkylobjekten via pålägg. Påläggen beräknas med just fördelningsnycklar. Påläggen kan uttryckas i både procenttal och absoluttal. Principen för fastställande av pålägg är: OMKOSTNADER / FÖRDELNINGSNYCKEL = PÅLÄGG Fördelning i tillverkande företag: Materialomkostnader (MO): I materialomkostnader ingår kostnader för bl.a. inköpsoch förrådspersonal (lön), lokaler, utrustning, ränta på lager och energi. Det är kostnader som är relaterade till främst inköp av material och hantering av materiallager. De fördelningsnycklar som brukar användas är: o Direkt materialkostnad o Kvantitet direkt material Tillverkningsomkostnader (TO): Tillverkningskostnaderna är i många företag hänförliga till flera slag av aktiviteter. I tillverkningsomkostnader ingår kostnader för bl.a. indirekt produktionspersonal, lokaler, utrustning och energi. Det är kostnader som är relaterade till bl.a. produktionsplanering, underhåll, reparationer, interna transporter och arbetsledning. De fördelningsnycklar som brukar användas är: o Direkt lönekostnad o Direkt arbetstid Administrations- och försäljningsomkostnader (AO & FO): Här ingår kostnader för bl.a. personal, lokaler, utrustning, försäkringar, och diverse material. Det är kostnader som är relaterade till bl.a. företagsledning, administration och personalavdelning. I försäljningsomkostnader ingår bl.a. kostnader för personal, lokaler, utrustning, reklam, resor, och diverse material. Kostnaderna är relaterade till bl.a. marknads- och orderaktiviteter. Den fördelningsnyckel som helt dominerar är: o Tillverkningskostnad Tillverkningskostnaden utgör summan av direkt lönekostnad, direkt materialkostnad, materialomkostnader, tillverkningsomkostnader och speciella direkta kostnader. Fördelning i tjänsteföretag Tjänsteomkostnader (TJO): Här inkluderas kostnader för t.ex. lön, lokaler, utrustning och diverse material. De är relaterade till bl.a. diverse stödaktiviteter, tjänsteutveckling och tjänsterum. De fördelningsnycklar som brukar användas för att fördela tjänsteomkostnader är: o Direkt lönekostnad o Direkt arbetstid Administrations- och försäljningsomkostnader (AO& FO): I praktiken tillämpas bärkraftskriteriet vid fördelningen. Man kan då tänka sig några olika fördelningsnycklar, t.ex. tjänstekostnaden, försäljningsintäkt och lönsamhet. Fördelning i handelsföretag Varuomkostnader (VO): Här ingår kostnader för t.ex. personal (lön), lokaler, utrustning, energi, transporter och försäkring. Kostnaderna är relaterade till bl.a. inköp, mottagning, uppackning, prismärkning, försäljning, svinn och kassationer. Följande fördelningsnyckel används: o Varupris Administrations- och försäljningsomkostnader (AO & FO): I denna post ingår kostnader för bl.a. lön, lokaler, utrustning, försäkring och diverse material. Kostnaderna är relaterade till företagsledning, administration och personalavdelning. I försäljningskostnaderna ingår bl.a. kostnader för personal, lokaler, utrustning, reklam, resor och diverse material. Det är kostnader som är relaterade till marknads- och orderaktiviteter. Fördelning av omkostnader, utan och med kostnadsställen Fördelning utan kostnadsställen är den enklare av de två varianterna. Den är, ur ett strikt kalkylperspektiv, lämplig när kalkylobjektens krav på gemensamma resurser är tämligen likartade. I regel förekommer det i mindre företag som för begränsade varu- eller tjänsteprogram. Följande steg förekommer i denna typ av fördelning: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Bestäm direkta kostnader Gruppera omkostnaderna i poster Välj fördelningsnycklar Beräkna påläggssatser Fördela omkostnaderna till kalkylobjekten Beräkna självkostnaden Många företag, särskilt stora företag, har stora produktprogram och komplicerade samband mellan sina tjänster eller varor och resursförbrukningen. Ett sätt att fånga upp dessa komplicerade samband vid fördelningen av omkostnader är att arbeta med kostnadsställen. Följande steg förekommer i denna typ av fördelning: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Bestäm direkta kostnader Fördela omkostnaderna till kostnadsställen Gruppera omkostnaderna i poster Välj fördelningsnycklar Beräkna påläggssatser Fördela omkostnaderna till kalkylobjekten Beräkna självkostnaden Aktivitetsbaserad kalkylering (ABC) ABC-kalkylering innebär mer än ett förfinat sätt att fördela omkostnader. ABC-kalkylen är inte en kalkyl av självkostnadstyp, såsom påläggsmetoden. Vid ABC-kalkylering strävar man efter att omkostnader endast ska fördelas till kalkylobjekten i de fall då kostnaderna orsakslogiskt kan knytas till kalkylobjekten. Den kalkylinformation som produceras utgör inte kalkylinformation i traditionell mening. Istället produceras s.k. uppmärksamhetsinformation, vilken riktar uppmärksamheten mot problem, t.ex. olönsamma eller inte tillräckligt lönsamma varor, tjänster och kunder. Denna uppmärksamhetsinformation kan sedan ligga till grund för beslut om förändrad prissättning, ändringar i kunderbjudanden, förändringar i kundmix och varu- och tjänstesortimentet. Andra fördelat med ABC-kalkylering är: Möjlighet till många slag av analyser Stark begreppsapparat (skapar förutsättningar för att många ska förstå kalkylen) Aktivitetsbaserad styrning (kan förbättra företagets aktiviteter och processer) Centrala begrepp Aktivitet Kostnadsdrivare Aktivitet: I ABC-kalkylering betraktar man företaget som bestående av en uppsättning aktiviteter. En aktivitet är en arbetsuppgift eller ett arbetsmoment. Aktiviteter är alltså uttryck för olika slag av fysiskt arbete, arbete som utförs när företaget t.ex. producerar en tillverkningsserie eller utför en kundorder eller ett konsultuppdrag. Företag är olika, vilket innebär att det finns en given uppsättning aktiviteter. Exempel på aktiviteter i ett tillverkande företag: Produktutveckling, Inköp av material, Mottagningskontroll, Produktionsplanering, Manuell bearbetning, Kvalitetskontroll, Leverans av produkter. Exempel på aktiviteter i konsultföretag: Tjänsteutveckling, Planering av uppdrag, Upprättande av dokument, Tjänsteutförande, Kvalitetssäkring, Uppdragsprestation, Uppdragsföljning. Exempel på aktiviteter i butik: Sortimentutveckling, Inköp av varor, Uppackning av varor, Prismärkning, Försäljning över disk, Kassaservice, Leverans av varor. Aktiviteter kategoriseras i s.k. aktivitetshierarkier. En sådan består av ett antal nivåer på vilka aktiviteterna klassificeras med avseende på olika slag av kostnadsdrivare och/eller aktivitetsattribut. Kostnadsdrivare För att kunna mäta kalkylobjektens konsumtion av företagets aktiviteter krävs en länk mellan aktiviteter och kalkylobjekt. Denna länk kallas kostnadsdrivare. En kostnadsdrivare utgör alltså en fördelningsnyckel. Kalkylering med ABC-kalkylen När en ABC-kalkyl ska upprättas, följer man en viss arbetsgång. Det finns vissa kalkyltekniska likheter med påläggsmetoden. Exempelvis bestäms direkta kostnader enligt samma princip och omkostnaderna fördelas i två steg. Följande steg ingår i ABC-kalkylen: 1. Bestäm direkta kostnader 2. Välj aktiviteter och fördela omkostnaderna till aktiviteterna. 3. Välj kostnadsdrivare. 4. Fastställ kostnadsdrivarvolymer och beräkna aktivitetssatser 5. Beräkna kostnader för kalkylobjekt. Bestäm direkta kostnader: Som framgått tidigare, bör kalkylobjektets särkostnader, så långt det är ekonomiskt försvarbart, påföras kalkylobjekten direkt. Ju större andel av kostnaderna som behandlas som direkta, desto större blir precisionen i kalkyleringen. Välj aktiviteter och fördela omkostnaderna: I princip kan allt arbete som utförs i ett företag aktivitetsbestämmas. Men det är uppenbart att kalkyleringen skulle bli alldeles för komplicerad och kostsam. Det centrala kriteriet är skillnader i de proportioner i vilka kalkylobjekten konsumerar aktiviteter. De aktiviteter där proportionerna skiljer sig kraftigt åt bör inkluderas. Om antalet aktiviteter anses för stort efter att proportionalitetskriteriet tillämpats, kan de reduceras på två sätt; Aktiviteter som drivs av samma kostnadsdrivare kan slås ihop. Aktiviteter vars kostnader inte är betydande slås ihop. Välj kostnadsdrivare: Kostnadsdrivarna kan delas in i tre kategorier; kostnader som fokuserar på transaktioner, tid respektive intensitet. Transaktionsrelaterade kostnadsdrivare mäter antalet förekomster, t.ex. antalet inköp, kundbesök, order, kunder, fakturor, restauranggäster etc. Tidsrelaterade kostnadsdrivare mäter den tid det tar att utföra aktiviteter, t.ex. inköpstimmar, maskinbearbetningstimmar, faktureringstimmar, servicetimmar, reparationstimmar etc. Intensitetsrelaterade kostnadsdrivare är lämpliga att använda när kalkylobjekten kräver speciella aktivitetssatser. Exempel på sådana är när vissa kalkylobjekt kräver arbetsinsatser från personal med högre eller lägre lön än normalt och/eller speciellt dyrbar eller billig utrustning. Fastställ kostnadsdrivarvolymer och beräkna aktivitetssatser: När ABC-kalkylen används beräknas aktivitetssatserna vid förhållanden som råder vid praktisk volym. Metoden bygger på att man bestämmer varje aktivitets praktiska volym. Aktivitetssatser beräknas såhär: AKTIVITETSKOSTNADER VID PRAKTISK KOSTNADSDRIVARVOLYM / PRAKTISK KOSTNADSDRIVAR VOLYM = AKTIVITETSSATS Beräkna kostnader för kalkylobjekt: När de direkta kostnaderna, aktivitessatserna beräknade och kostnadsdrivarna valda, kan kostnaderna för kalkylobjektet beräknas. Kan aktivitetskostnaderna inte orsakslogiskt relateras till det aktuella kalkylobjektet, ska kostnaderna inte fördelas till objektet. ABC-kalkylen är en s.k. resursutnyttjandemodell. Med ABC-kalkylen mäter man för kalkylobjektet kostnaden för att utnyttja aktivitetsresurser, inte kostnaden för att tillhandahålla dem. Den praktiska volymen anger hur stor aktivitetsvolym som finns tillgänglig för utnyttjande. Tidsdriven ABC-kalkylering Över tiden har företag som arbetat med ABC-kalkylering upplevt olika slag av praktiskt orienterade kalkylproblem, som kan sammanfattas i följande punkter: Höga implementeringskostnader och långa implementeringstider Höga kostnader för att underhålla och uppdatera kalkylen när förändringar sker. Att fastställa hur personalens arbetstid fördelar sig mellan olika aktiviteter innefattar ett stort inslag av subjektivitet. Personalen tenderar att underskatta eller exkludera ledig eller outnyttjad arbetstid. I stora företag ställer ABC-kalkylering stora krav på hantering av stora datamängder. För att övervinna eller mildra dessa problem har en modifierad ABC-kalkyl, benämnd tidsdriven ABC-kalkyl, presenterats. Tidsdriven ABC-kalkyl är enklare och går snabbare att implementera, den kostar mindre att underhålla och uppdatera och medför att aktivitetskostnader relaterade till outnyttjad aktivitetskapacitet separeras och datamängden reduceras. Det praktiska arbetet inleds med att aktiviteter väljs. Därefter fördelas omkostnaderna till dem. Omkostnaderna kan fördelas antingen till individuella aktiviteter eller aktivitetsgrupper. I nästa steg ska aktivitetskapaciteten fastställas. Det kan ske på olika sätt. Ett första är att göra en erfarenhetsbaserad uppskattning av den. Ett andra sätt att fastställa aktivitetskapaciteten är via studier av de nivåer som kapacitetsutnyttjandet legat på under tidigare tidsperioder. Aktivitetsbaserad självkostnadskalkylering Den ursprungliga versionen fokuserar helt och hållet på fördelning av omkostnader. I praktiken innebär det att kostnader för varor, tjänster och kunder beräknas på i princip samma sätt som med påläggsmetoden, med skillnaderna att omkostnaderna grupperas på ett annat sätt och att fler slag av fördelningsnycklar används. Denna ABC-version bygger på självkostnadskalkyleringens grundläggande idé och benämns därför aktivitetsbaserad självkostnadskalkylering. Utmärkande för den är, som tidigare omnämnts, att samtliga kostnader inkluderas i kalkyleringen och fördelas ända ner på enhetsnivå, till exempel kostnaden för en enhet eller en timme. I dagens ABC-version accepteras dock inte denna fördelning längre. Bakgrunden till den aktivitetsbaserade självkostnadskalkyleringen är densamma som för dagens ABC-kalkyl, att företagen ändrat sitt arbetssätt vilket lett till att produkt-kalkyleringen måste förändras. Bidragskalkylering Bidragskalkyleringens utgångspunkter Bidragskalkylering utmärks av en ofullständig kostnadsfördelning. Strävan är att endast inkludera de kostnader som förorsakas av kalkylobjekten, s.k. särkostnader. Särkostnader är kostnader som kommer till eller faller bort för ett visst handlingsalternativ, t.ex. tillverkningen av en vara eller utförandet av ett konsultuppdrag. Särkostnader kan vara både rörliga och fasta Argument för bidragskalkylering Två huvudargument brukar anföras bidragskalkylering. Det första är att omkostnader är svåra att fördela på ett rättvisande sätt. Genom att inte fördela dem, minskar godtyckligheten i beräkningarna. Det andra huvudargumentet för bidragskalkylering är att företag har kostnader för viss grundläggande kapacitet som på kort sikt inte påverkas av företagets handlande. Samband mellan centrala begrepp Begreppet bidrag i bidragskalkylering är ett resultatmått, d.v.s. det uttrycker skillnaden mellan intäkter, benämnda särintäkter, och särkostnader. Bidragskalkyler innehåller i sin huvudform därmed både intäkter och kostnader. Företagets totala täcknigsbidrag, d.v.s. bidragen från samtliga kalkylobjekt, utgör ett överskott som ska bidra till täckandet av företagets övriga kostnader, d.v.s. samkostnader, och till vinsten. SÄRINTÄKTER – SÄRKOSTNADER = TÄCKNINGSBIDRAG TOTALT TÄCKNINGSBIDRAG – SAMKOSTNADER = RESULTAT Tillämpning av bidragskalkylering I praktiken används bidragskalkylering ofta som en förenklad variant av självkostnadskalkyl. Ett behov för sådana förenklade kalkyler föreligger ofta när snabba kostnadsuppskattningar behöver göras, t.ex. vid resultatberäkningar. I en välkänd detaljhandelskedja beräknas först varornas täckningsbidrag genom att försäljningspriset minskas med särkostnaderna. Därefter ställs varje varas täckningsbidrag i förhållande till särintäkten, d.v.s. försäljningspriset. Då erhålls den s.k. täckningsgraden. TÄCKNINGSBIDRAG / SÄRINTÄKT = TÄCKNINGSGRAD Bland de kalkylsituationer i vilka bidragskalkyler mest frekvent används i praktiken finns följande: Resultatuppföljning för kunder och kundgrupper Resultatuppföljning för marknader Resultatuppföljning för produkter och produktgrupper Prissättning inom marknaden Periodkalkylering Periodkalkylering innebär att kostnaden beräknas för företagets kalkylobjekt för en viss tidsperiod, t.ex. för en månad, ett halvår eller ett år. En förutsättning för användandet av periodkalkyler är att företagets kalkylobjekt, t.ex. varor eller tjänster, är identiska eller likartade avseende de sätt på vilka de framställs och erbjuds. Man skiljer vanligtvis på två metoder för periodkalkylering: Divisionsmetoden Ekvivalentmetoden Divisionsmetoden: För att erhålla kostnaden för t.ex. en produktenhet eller tjänsteenhet dividerars företagets totala rörliga kostnader för en viss tidsperiod med samma tidsperiods verksamhetsvolym. TOTALA RÖRLIGA KOSTNADER FÖR EN TIDSPERIOD / VERKSAMHETSVOLYM = RÖRLIG SÄRKOSTNAD PER STYCK När särintäkten och den rörliga kostnaden för ett kalkylobjekt är kända, kan täckningsbidraget beräknas. + SÄRINTÄKTER - RÖRLIGA SÄRKOSTNADER _____________________________ = TÄCKNINGSBIDRAG Men det räcker inte att endast beakta rörliga särkostnader. Även samkostnaderna måste på sikt täckas. Skillnaden mellan företagets särintäkter och rörliga särkostnader, d.v.s. det totala täckningsbidraget behöver därför beaktas. + TOTALA SÄRINTÄKTER - TOTALA RÖRLIGA SÄRKOSTNADER _____________________________________ = TOTALT TÄCKNINGSBIDRAG - SAMKOSTNADER _____________________________________ = RESULTAT Divisionsmetoden med uppdelning på kostnadsställen: När kostnaderna delas upp på kostnadsställen divideras kostnadsställenas totala rörliga särkostnader med den aktuella verksamhetsvolymen. Ekvivalentmetoden Ekvivalenttal används för att ta hänsyn till de skillnader i resurskrav som finns mellan kalkylobjekten. Ekvivalenttal fastställs genom särskilda studier av verksamheten. De andelar av företagets kostnader som ska påföras kalkylobjekten beror utöver de fastställda ekvivalenttalen, även på volymen per kalkylobjekt. När ekvivalenttalen multipliceras med volymen per kalkylobjekt erhålls den s.k. ekvivalentvolymen. Vid beräkningen av kostnaden per kalkylobjekt divideras den framräknade ekvivalentvolymen per kalkylobjekt med den totala ekvivalentvolymen. Då erhålls andelar av totalkostnaden som varje kalkylobjekt belastas med. De framräknade delarna multipliceras med periodens totalkostnad. Då erhålls varje kalkylobjekts totalkostnad. När totalkostnaden per kalkylobjekt divideras med den verkliga volymen erhålls styckkostnaden. Orderkalkylering Orderkalkylering innebär att kostnaden för företagets kalkylobjekt beräknas oberoende av tidsaspekten. Man kan då beräkna kostnaden för t.ex. en kundorder, en utförd tjänst, en tillverkningsserie, en produktenhet eller för en eller flera varor i ett handelsföretag. Följande slag av metoder för bidragskalkylering vid orderkalkylering, behandlas: Bidragskalkyl med rörliga och fasta särkostnader Stegkalkyl Bidragskalkyl med rörliga och fasta särkostnader: Vid ordetkalkylering enligt bidragskalkylering är de centrala begreppen; kostnader och samkostnader. Typexempel på rörliga särkostnader kan i ett tillverkande företag vara kostnader för material och lön, i ett tjänsteföretag kostnader för lön och i ett handelsföretag kostnader för varor. Exempel på fasta särkostnader kan vara kostnader kan vara kostnader för reklam och omställning av maskiner. Först bestäms kalkylobjektets särintäkter och särkostnader. Därefter beräknas täckningsbidraget. + SÄRINTÄKTER - RÖRLIGA SÄRKOSTNADER - FASTA SÄRKOSTNADER _______________________________ = TÄCKNINGSBIDRAG Företagets totala täckningsbidrag, d.v.s. täckningsbidragen från företagets samtliga kalkylobjekt, ska täcka företagets samkostnader och ge vinst. + TOTALA SÄRINTÄKTER - TOTALA RÖRLIGA SÄRKOSTNADER - TOTALA FASTA SÄRKOSTNADER __________________________________ = TOTALT TÄCKNINGSBIDRAG - SAMKOSTNADER __________________________________ = RESULTAT Stegkalkyl Om man har en bidragskalkyl med fler än ett täckningsbidrag kallas detta för en stegkalkyl. Idén är att man identifierar särkostnader på olika nivåer och på varje nivå beräknar ett täckningsbidrag. En kostnad som utgör en samkostnad på en nivå, utgör en särkostad på en annan nivå. När stegkalkyler är fullt utbyggda inkluderar de företagets intäkter och samtliga kostnader. På sista raden i stegkalkylen kommer då företagets resultat att framgå. Men stegkalkylerna behöver inte vara helt utbyggda, det är nämligen själva syftet med kalkylen, den får den utformning som krävs för det ändamål man har med kalkylen. Det finns inte heller några givna stegkalkyler, utan de varierar i nivåer beroende på företagets verksamhet och det informationsbehov man har i företaget. Stegkalkylen har många användningsområden och ger information som är värdefull för flera syften. Stegkalkylen… •…ger överblick över särintäkter, särkostnader och täckningsbidrag för olika kalkylobjekt och för särkostnader och täckningsbidrag på olika nivåer •…ger information om vilka intäkter och kostnader som faller bort om en produkt eller produkt-grupp i ett tillverkande företag läggs ner. Man kan säga att stegkalkylen ger en grov uppskattning av vilka kostnader som kan falla bort med en nedläggning, men inte fullt ut dock …ger på ett enkelt sätt information om vilka effekterna blir på företagets resultat vid ändringar iförutsättningar, till exempel försäljningspriser, kostnader och TB på olika nivåer. Om en kalkyl består av ett stort antal varor versus ett litet antal förändras inte kalkylens principiella uppbyggnad, det är bara det att det tillkommer fler kolumner Kalkyler för särskilda beslut Beslut handlar om att göra val mellan alternativ, s.k. handlingsalternativ eller beslutsalternativ. Beslut är framtidsinriktade. Man kan inte fatta beslut som påverkar det förgångna, d.v.s. redan fattade beslut. För att kunna ta ställning till olika handlingsalternativ behövs information, som uttrycker konsekvenserna av de alternativ som föreligger. Ur kalkylsynpunkt är endast framtida intäkter och kostnader beslutsrelevanta. Endast framtida intäkter och kostnader som skiljer sig åt mellan handlingsalternativ är beslutsrelevanta. En alternativkostnad utgör en speciell typ av särkostnad. Beslut handlar inte bara om att välja ett handlingsalternativ. Det handlar även om att välja bort. Denna uppoffring har ett värde. Det kallas alternativkostnad och kan definieras som det överskott, t.ex. täckningsbidrag, som det bästa offrade alternativet ger. Man kan även definiera begreppet alternativkostnad som det överskott man förlorar vid den bästa alternativa användningen av en knapp resurs. Alternativkostnaden utgör en särkostnad och ska därför inkluderas i kalkylen som en kostnadskomponent. + SÄRINTÄKT - SÄRKOSTNAD - ALTERNATIVKOSTNAD __________________________ = OPERATIONELL VINST ELLER FÖRLUST Ej återvinningsbara kostnader är kostnader för redan anskaffade resurser som inte kan påverkas oavsett vilken besultssituation företaget än befinner sig i. Kostnader för maskiner, produktutveckling och konsulter är exempel på sådana. Företaget har då spenderat pengar på maskiner, produktutveckling och konsulter, pengar som är omöjliga att få tillbaka. Ej återvinningsbara kostnader är därför aldrig beslutsrelevanta. Beslut vid ledig kapacitet Företag kommer inte alltid att använda sin fulla kapacitet. Man kommer därför under vissa tider ha ledig, d.v.s. outnyttjad, kapacitet. Beslut vid ledig kapacitet handlar om hur man ur intäkts- och kostnadssynpunkt bäst ska utnyttja denna kapacitet. I ett tillverkande företag innebär ledig kapacitet att man inte har tillräckligt med order för att kunna fylla sin kapacitet. På en reklambyrå innebär det att man inte har tillräckligt med uppdrag för att fylla sin kapacitet. I situationer med ledig kapacitet kan det vara fördelaktigt för det tillverkande företaget att acceptera order och för reklambyrån att ta uppdrag, trots att de intäkter man får inte täcker självkostnaden eller täckningsbidraget plus ett täckningsbidragskrav. Förklaringen till det är att företaget på kort sikt hr kostnader som inte påverkas av om order accepteras eller inte. Man säger ibland att företaget har kapacitetskostnader. De är relaterade till t.ex. redan anskaffad utrustning, redan anställd personal och redan uppbyggda distributionskanaler. De kostnader som är relevanta vid beslut vid ledig kapacitet är de som tillkommer om t.ex. order eller uppdrag accepteras, d.v.s. särkostnaderna. Så länge särintäkterna överstiger särkostnaderna är det fördelaktigt att t.ex. order och uppdrag. Följande är några aspekter att beakta vid ledig kapacitet: • Det kan vara svårt att höja priserna när kunder väl en gång betalat ett lågt pris. • Andra kunder kan få reda på att de betalar högre än andra och kan kräva samma priser • Om företaget reserverar sin kapacitet för varor och tjänster enligt särintäkts- och särkostnadsregeln löper man risk att inte kunna acceptera mer lönsamma order och uppdrag som inkommer. • En prishöjning av en vara kan påverka företagets försäljning av andra varor negativt. • Hur kommer konkurrenterna att reagera på det lågt satta priset? Företag kan istället för att belägga sin verksamhet utifrån särintäkts- och särkostnadsregeln välja att syssla med annat, exempelvis underhåll och kompetensutveckling, sånt man inte har tid med när företaget har full kapacitet. Man kan även överväga att fylla sin lediga kapacitet med att fylla upp lagren, att tillverka och lagerhålla således. Acceptera när särintäkterna överstiger särkostnaderna Beslut vid full kapacitet Vid full kapacitet finns det begränsningar i hur mycket företaget kan tillverka eller erbjuda på kort sikt. Det som orsakar denna begränsning kallas trånga sektorer. Det kan t.ex. vara företagets maskinkapacitet som begränsar tillverkningen, försäljningsavdelningen som begränsar försäljningen, tillgången på material som begränsar tillverkningen eller tillgången på varor som begränsar försäljningen. Beslut vid full kapacitet handlar därför om vilken eller vilka varor och tjänster som ska produceras och erbjudas på kort sikt. Det finns två sätt att bestämma det mest fördelaktiga alternativet på. Alternativ 1: Det mest fördelaktiga alternativet är det där täckningsbidraget per ianspråktagen enhet av den trånga sektorn är störst TÄCKNINGSBIDRAG / ANTAL IANSPRÅKTAGNA ENHETER AV DEN TRÅNGA SEKTORN = TÄCKNINGSBIDRAG PER IANSPRÅKTAGEN ENHET AV DEN TRÅNGA SEKTORN Alternativ 2: Det mest fördelaktiga handlingsalternativet är det som uppvisar det största totala täckningsbidraget. Det totala täckningsbidraget per handlingsalternativ erhålls genom att dess täckningsbidrag per styck multipliceras med dess möjliga kvantitet. Följande aspekter bör även beaktas vid beslut vid full kapacitet: • Kalkyler vid beslut vid full kapacitet visar endast vilket eller vilka handlingsalternativ som är mest vinstrika för företaget. Men företag kan inte bara välja att inrikta sig mot vinstgivande segment utan att beakta kundsidan. Man måste ha god kännedom om efterfrågan på markanden. Allt måste sedan vägas samman. • Vad som utgör ett företags trånga sektor ändras med tiden, till exempel genom att man investerar i den trånga sektorn. En kalkyl för en viss trång sektor resulterar i en viss rangordning av till exempel varor eller tjänster, medan en kalkyl för en annan trång sektor kan resultera i en annan rangordning. • Man skall inte heller lämna konkurrenterna oaktade. Konkurrenter kan vinna markandsandelar om man väljer att dra ner på sin produktion, baserat på kalkyldata. Det kan sedan vara svårt att återvinna den förlorade marknadsandelen. Man kan sammanfatta det som att: välj det/de mest vinstrika alternativet/en. Beslut om att köpa in eller producera själv Beslut om att köpa in eller producera själv handlar om huruvida företag ska köpa in alternativt producera själv. I ett tillverkande företag kan det handla om att avgöra ska tillverka komponenter för sina produkter på egen hand eller om något annat företag ska anlitas för uppgiften. I ett tjänsteföretag kan det gälla om man ska tillhandahålla tjänsten själv till sina kunder eller om man ska anlita andra företag för det. Vid beslut om att börja köpa in eller fortsätta producera själv jämförs särkostnaderna för att köpa in med särkostnaderna för att producera själv. Det alternativ som uppvisar lägst särkostnader är mest fördelaktigt och ska således väljas. Grundprincipen är fortfarande att endast framtida kostnader som skiljer sig åt mellan handlingsalternativen, d.v.s. köpa in eller producera själv, är beslutsrelevanta. Kostnaden för att köpa in utgörs av det pris företaget får betala för t.ex. komponenten eller tjänsten och eventuellt tillkommande kostnader. I ett tillverkande företag kan de tillkommande kostnaderna relateras till t.ex. mottagningskontroll, transporter och lagring. Kostnaderna för handlingsalternativet att producera själv utgörs då av de kostnader som tillkommer för att fortsätta med tillverkningen. Man kan sammanfatta de relevanta kostnaderna, det vill säga särkostnaderna, för komponenten bestämmas enligt följande: Köpa in komponenten: De relevanta kostnaderna för att köpa in komponenten utgörs av det pris företaget får betala för den plus eventuellt tillkommande kostnader. Fortsätta tillverka komponenten: De relevanta kostnaderna för att fortsätta tillverka komponenten utgörs av de kostnader som faller bort om den upphör att tillverkas samt de relevanta kostnaderna för att fortsätta tillverka komponenten utgörs av de kostnader som kommer till för att fortsätta tillverka den. Beslut om nerläggning Ibland måste man överväga att lägga ner ett eller fler segment. Ett segment kan bestå av varor, fabriker, tjänster, kontor eller butiker. Nedläggningen kan ha flera skäl, bland annat att marknaden för ett segment håller på att dö ut, företaget ligger för långt från sina konkurrenter gällande produktutveckling, konkurrenterna lanserar nya och ur markandssynpunkt mer intressanta produkter eller att något segment är förlustbringande. När ett företag har identifiera ett olönsamt segment med hjälp av exempelvis en självkostnadskalkyl behöver man ta ställning till om segmentet skall läggas ned. Det kan verka vara ett enkelt beslut, men det kan visa sig att det är mer lönsamt att behålla ett olönsamt segment än att lägga ner det. För att kunna ta ställning till om segmentet skall läggas ned behöver de intäkter och kostnader som faller bort vid nedläggningen beaktas. Företaget skall således bestämma de kostnader som faller bort om segmentet läggs ned, det vill säga segmentets särkostnader. De beslutsrelevanta intäkterna, särintäkterna, är de som faller bort om segmentet läggs ned. Om särintäkterna överstiger särkostnaderna för det aktuella segmentet är det lönsamt att ha kvar segmentet i företaget. Budgetering Budgetering är en särskild form av planering som fokuserar på den närmaste framtiden, t.ex. det kommande året indelat i månader och veckor. Budgeteringens form är att planeringen görs för olika delar, t.ex. som en delbudget för personalen, en för materialet en för investeringar o.s.v. Sedan sammanställs dessa delbudgetar till huvudbudgetar. Det finns tre typer av huvudbudgetar: resultatbudget, likviditetsbudget och budgeterad balansräkning. Resultatbudget: Detta är en plan för hur intäkter och kostnader för verksamheten leder till ett resultat. Den säger däremot inget om ifall likviditeten räcker eller inte. Likviditetsbudget: Detta är en plan för hur pengar ska anskaffas och användas. Den visar vilka medel som finns till förfogande, vilka medel som kommer in och vilka medel som betalas ut. Däremot säger den inget om hur lönsam en viss verksamhet är. Budgeterad balansräkning: Denna visar vilka tillgångar och skulder och vilket eget kapital ett företag eller en del av ett företag planeras ha vid en viss tidpunkt. Huvudbudgetarna är inte oberoende av varandra, utan hänger samman på olika sätt. Uppgifter från resultat- och likviditetsbudgeten påverkar varandra, och dessa två huvudbudgetar resulterar i direkta konsekvenser för den budgeterade balansräkningen. Uppgifter från den balansräkning som föreligger när budgetperioden börjar behövs även för att man skall kunna upprätta både likviditets- och resultatbudget. Om man inte framställer några delbudgetar framställs är även uppgifterna ur likviditetsbudgeten nödvändiga för att sammanställa resultatbudgetarna. Innehållet i huvudbudgetarna uttrycks i de flesta fall i finansiella termer. De tre huvudbudgetarna bygger i sin tur på ett antal delbudgetar. Dessa delbudgetar upprättas för olika funktioner eller avdelningar inom ett företag. En sådan funktionsbudget beskriver då således verksamheten för organisatoriska enheter, till exempel avdelningar och divisioner. Dessa visar då utfallet på respektive enhet och summeras sedan genom att delar plockas ut till respektive huvudbudget. Exempel på vanliga funktionsbudgetar är bland annat inköp, förråd, produktion, lager, försäljning och driftsbudget. Det finns dock även andra typer än funktionsbudgetar: • Projektbudget, är en form av budget som upprättas för de olika projekt som bedrivs inom företaget. Man använder dessa för att samla information och planer om ett visst projekt i en budget. Investeringsbudget är en speciell typ av projektbudget, där projektet syftar till att anskaffa något som kommer att bli en del av verksamhetens balansräkning. Det kan gälla införskaffande av ett ritningssystem, att bygga en fastighet eller köpa in nya datorer. Således att man införskaffar något för en tid framöver, en investering. • Produktbudgetar beskriver vad man tänker sig för utfall för olika produkter, eller oftast produktgrupper, för en kommande period. Dessa budgetar blir främst aktuella om företaget har ett stort sortiment av produkter, eller om de produkter man har skiljer sig åt. • Kundbudgetar eller försäljningsbudgetar, det är planer för olika kategorier av kunder. Dessa är aktuella främst om man arbetar med ett fåtal stora kunder, eller om de kunder man jobbar med är spridda geografiskt. • Resursbudgetar är snarlika funktionsbudgetarna och avser exempelvis materialbudget, arbetskraftsbudget, konsultbudget och så vidare. Denna typ av budget brukar användas för att få ett samlat grepp om de viktigaste resurstyperna, och vad som är viktigast skiljer sig från verksamhet till verksamhet. I handelsföretag är det oftast personalbudget medan det i tillverkande företag är materialbudgeten som oftast är viktigast. Resultatbudget I resultatbudgeten budgeteras intäkter och kostnader för en bestämd tidsperiod. Intäkterna bedöms ofta för sig i delbudgetar, som försäljningsbudgetar, och marknadsbudgetar. Intäkter kan i delbudgetar härröra från intern försäljning men är i resultatbudgetar för hela företaget från externa kunder. Totalt för företaget är det enbart externa kunder som kan ge intäkter. Kostnader bedöms för sig i andra typer av delbudgetar, t.ex. personalbudgetar, kapitalbudgetar och i budgetar för olika organisatoriska enheter. I resultatbudgeten läggs delbudgetarna samman och intäkter ställs mot kostnader för att ge bedömningar av resultatet. Budgetmodellen för en resultatbudget kan variera. Utgångspunkten är dock alltid förväntade intäkter, ofta specificerade i en eller flera dimensioner, t.ex. per produkt, per order, per projekt per kund eller per geografisk marknad. Från intäkterna dras de förväntade kostnaderna. Exempel på intäkter och kostnader som kan ingå i en resultatbudget: INTÄKTER - Nettoomsättning KOSTNADER - Varukostnad - Diverse kostnader - Personalkostnader - Avskrivningar - Räntekostnader Likviditetdsbudget Bedömningar av framtida in- och utbetalningar, d.v.s. kassaflödet, är mycket viktiga för alla företag. I en likvidtetsbudget görs sådana bedömningar. Underlaget för likviditetsbudgeten hämtas från balansräkningen vid budgetperiodens början och från resultatbudgeten och dess delbudgetar som försäljnings- och inköpsbudgetar. Till likviditetsbudgeten hämtas också uppgifter från andra delbudgetar som investerings- och kapitalbudgetar. In- och utbetalningar är av olika slag. Nedan följer några exempel på in- och utbetalningar från olika intressenter. Likvida medel påverkas: Positivt av inbetalningar, ex: Från kunder Kontantförsäljning, betalda kundfordringar, förskott Från ägare Aktiägartillskott, nyemission Från långivare Lån Negativt av utbetalningar, ex: Till leverantörer Kontanta inköp, betalda leverantörssk. Till ägare Utdelning Till långivare Räntor, amorteringar Till anställda Lön Till myndigheter Skatter, avgifter Inledningsvis har företaget en viss mängd likvida medel. Dessa medel fylls på genom inbetalningar och tappas av genom utbetalningar. Kvar står sedan likvida medel vid periodens slut. Följande samband gäller. LIKVIDA MEDEL VID PERIODENS BÖRJAN + INBETALNINGAR - UTBETALNINGAR _____________________________________________ = LIKVIDA MEDEL VID PERIODENS UTGÅNG Genomsnittliga kundfordringar NETTOOMSÄTTNING * ANDEL KREDITFÖRSÄLJNING / 360 * LÄMNAD KREDITTID I DAGAR = GENOMSNITTLIGA KUNDFORDRINGAR Genomsnittliga leverantörsskulder INKÖP PÅ KREDIT / 360 * ERHÅLLEN GENOMSNITTLIG KREDITTID PÅ KREDITINKÖP = GENOMSNITTLIGA LEVERANTÖRSSKULDER Med utgångspunkt i dem kan sedan beräkningar av inbetalningar från försäljningen och utbetalningar för inköp göras. + Kundfordringar vid periodens början - Kundfordringar vid periodens slut __________________________________________ = Inbetalningar från försäljningen + Leverantörsskulder vid periodens början - Leverantörsskulder vid periodens slut ___________________________________________ = Utbetalningar för inköp Budgeterad balansräkning Till skillnad mot resultatbudgetar och likviditetsbudgetar, vilka avser perioder, avser en budgeterad balansräkning förväntade tillgångar, skulder och eget kapital, d.v.s. företagets ställning, vid en specifik tidpunkt. För att upprätta en budgeterad balansräkning behöver man en tidigare balansräkning att utgå ifrån och uppgifter från resultat- och likviditetsbudgetar för perioden mellan denna balansräkning och den som man avser ställa upp. Genom att se hur resultat- och likviditetsbudgetarna påverkar posterna i den ingående balansräkningen från periodens början, kan den budgeterade balansräkningen vid budgetperiodens slut sammanställas. Budgetprocessen I grunden är budgetering kvantifierade bedömningar av framtida ekonomiska utfall. Skillnaden mellan hur budgetprocessen går till i stora och små företag är tämligen stor, inte minst beroende på att det i små företag är så att budgeteringen syftar till att uppnå planering. I större företag ger budgeteringen många tillfällen att gå igenom företaget för att på det sättet skapa insyn och förståelse för verksamhetens villkor. Den bidrar även till bättre kommunikation vertikalt mellan olika enheter inom företaget. Många betraktar även budgeteringen som den kanske viktigaste processen för den ekonomiska styrningen. I stora företag kan budgetering inbegripa allt från en till flera tusen medarbetare och man kan dela upp arbetet i två faser: budgetuppställande samt budgetuppföljning. • Budgetuppställandet är själva processen att arbeta fram budgetar. Man brukar särskilja tre olika typer här, nedbrytningsmetoden, uppbyggnadsbudgetering samt den iterativa metoden. • Budgetuppföljning innebär att man jämför budgeten med utfallet när perioden är över. Man kan även se en till fas, budgetanalys. För att markera återkopplingen mellan budgetuppföljning och uppställande av budgetar talar man ibland om budgetanalys som en särskild fas i budgetarbetet. Att se budgetanvändandet som en fjärde fas kan med ske Budgetuppställande När det gäller hur man ställer upp sin budget finns det många olika sätt. För de företag som budgeterar utan att lägga för mycket krut vid arbetet kan man utgå från hur verksamheten för närvarande bedrivs och sedan räkna om kostnader, investeringsbehov etcetera enligt kända avtal och prognoser. Därefter beräknar man intäkter efter marknadsbehov och liknande. Detta är dock ingen fördelaktig metod, risken är att man glider ifrån sina kunder då man inte utgår från kundernas behov utan snarare i vad företaget självt vill. Ett annat sätt att göra det på är att istället börja med bedömningar av marknadssituationen och efterfrågan på företagets produkter. Efterfrågan måste då relateras till företagets resurser, kapital och kostnader. Enligt detta alternativ börjar man med intäkter, och i den första varianten börjar man med kostnader. Grovt sett kan man säga att företagets samtliga medarbetare är involverade i arbetet med budgetuppställandet i någon mening, detta för att alla skall förstå hur själva helheten samt att alla skall kunna få föra fram sina åsikter och idéer om verksamheten. Även för att man skall förstå verksamheten, om man inte jobbar med ekonomi i det dagliga arbetet. I början är det ledningens roll att ange de förutsättningar som skall gälla för budgetarbetet, och det är även ledningen som i slutet skall godkänna budgeten. Ofta är det styrelsen, VD eller en speciell budgetkommitté som upprättar budget. Fördelen med en budgetkommitté är att budgetarnas roll inte ses lika rigid som om styrelsen eller VD fastställt den. I medelstora och stora företag brukar det finns en person eller en grupp som driver själva budgetprocessen. Ofta brukar dessa benämnas controller. De som jobbar med detta ser till att de olika delbudgetarna tas fram enligt anvisningarna som är föreliggande. Controllern skall ta fram modeller och regler för budgetarbetet och skall även bistå med att samla in uppgifter, information, förklara ekonomiska samband med mera under uppställandet. För det konkreta arbetet med budgetering ansvarar de olika cheferna på olika nivåer i verksamheten. Man kallar dessa personer i detta sammanhang för budgeterare. De är sedan ansvariga för de framtagna budgetarna för sin enhet och står till svars för dem. Metodik för uppställande När det gäller själva metodiken för budgetuppställande talar man om tre metoder: • Uppbyggnadsmetoden • Nedbrytningsmetoden • Den iterativa metoden De två första metoderna är egentligen teoretiska konstruktioner. I praktiken har man en blandning av dessa två. I många företag har man under goda år mer av uppbyggnadsmetoden medan man i tider av lågkonjunktur använder nedbrytningsmetoden. Den iterativa metoden innebär att man går från nedbrytningsmetod till uppbyggnadsmetod och så vidare under en och samma budgetprocess. • Uppbyggnadsmetoden innebär att man låter bygga upp huvudbudgetarna underifrån av delbudgetarna. Huvudbudgeten sammanställs således senare av de olika delbudgetarna via summering. Man träffas i olika grupper och diskuterar sig fram till hur delbudgetarna skall se ut, och sedan byggs huvudbudgeten upp. Den är dock inte slutgiltig, utan ledningen kommer med synpunkter och omarbetningar som sedan går tillbaka till budgeterarna. De gör i sin tur revideringar och slutligen godkänns huvudbudgeten av ledningen. Fördelen med denna metod är att man kan se budgetprocessen som en lärprocess för företaget, man tar till sig olika intryck o samordnar dessa. Nackdelar är att mycket tid måste läggas på budgeteringen. • Nedbrytningsmetoden är motsatt uppbyggnadsmetoden. Man upprättar då först en huvudbudget för företaget som helhet och utifrån dem definieras sedan krav på underliggande nivåer som i sin tur upprättar krav på enheter under dem. De övergripande mål som formulerats som helhet bryts då ner till mål för de olika enheterna. Det börjar med att ledningen ger förslag till huvudbudgetar som lämnas till budgeterarna med anvisningar för budgetarbetet. Budgeterarnas delbudgetar går sedan uppåt i hierarkin som förslag till ledningen, vilka kommer med invändningar eller accepterar dem. En stark fördel med denna metod är att man utgår från helheten innan delarnas budgetar arbetas fram. Dock är arbetet väldigt auktoritärt, ledningen talar om hur det skall vara och man kan inte påverka mycket. • Ingen av dessa två metoder är dock vanlig i praktiken i dess renodlade former. Snarare sker en mix av de två. Budgetering sker i allmänhet som en iterativ process där ledningens överordnade mål möter de förutsättningar som arbetats fram på underordnade, lokala enheter. Den iterativa processen går varv på varv igenom budgeteringens olika steg oberoende av var i verksamheten de utförs, att man arbetar om budgeten beroende på förändringar i mål och förutsättningar. Skillnaderna mellan de tre olika sätten kan sammanställas likt följande 1. Om uppbyggnadsmetoden tillämpas sker det huvudsakliga budgetarbetet decentraliserat men det sker på central nivå om nedbrytningsmetoden tillämpas. Uppbyggnad innebär lokal förankring och nedbrytning förståelse för helheten. 2. Antalet personer som är involverade i budgetarbetet är stort om uppbyggnadsmetoden tillämpas, medan färre involveras vid nedbrytningsmetoden. Uppbyggnad har ju som syfte att engagera samtliga medarbetare. Nedbrytning handlar om att anpassa sig till givna ramar. 3. Kommunikationsströmmarna går olika i de tre metoderna. Vid uppbyggnad går kommunikationen nerifrån och uppåt i organisationen; tvärtom vid nedbrytning. Om den iterativa metoden tillämpas går kommunikationen åt båda hållen. Budgetprocessen ser som bekant olik ut mellan olika företag, men även inom ett och samma företag. Det finns ett stort antal situationsbetingande faktorer som påverkar hur budgetprocessen faktiskt utformas. En viktig sådan är vilka beroenden som finns mellan olika enheter i företaget. I de enklaste formerna av verksamhet finns inga beroenden alla mellan enheterna, varje del sköter sig själv. Exempel på det är bolag inom ett konglomerat. Man kan däri budgetera helt olikt för varje verksamhet. Det kan också vara så att man delar ett antal resurser. Det kan gälla att man i ett konsultföretag använder samma konsulter till de olika uppdragen inom olika delområden. I detta fall delar man på resurserna. I budgeten måste man då ange hur mycket en enhet tänker använda den delade resursen. Nästa nivå är det seriekopplade beroendet, när man är i ett flöde som är sammanlänkat; inköp köper material till svararenheten; svararen levererar artiklar till lackering; lackering till lager; lager till försäljning; försäljning till kund. Man är då i budgeteringen beroende av hur den andra enheten budgeterar vilket man löser genom dialoger med de andra enheterna. Det mest komplexa förhållandet är att ett antal enheter är beroende av varandra på ett korsvis sätt. Man kallar det för ett ömsesidigt beroende, och detta innebär att man får ett slags iterativ process. Det en enhet gör påverkar en annan som i sin tur påverkar det den första enheten gör. Detta är en anledning till att den iterativa budgetmodellen är så vanlig i praktiken; det är mycket svårt att praktiskt särskilja samband av orsak/verkan utan man får arbeta med att stegvis lägga in förutsättningar och räkna om tills man kommer till en acceptabel helhet. I de flesta företag har man budgetåret likställt med räkenskapsåret, det vill säga den period som företaget är skyldig till att upprätta ett externt bokslut. Det finns dock inget krav på att dessa två måste ha ett samband, men det blir ofta så att de stämmer överens ändå. Det faller sig naturligt att jobba med kalenderår. Dock kan budgethorisonten vara kortare, om det råder osäkerhet inför framtiden eller liknande. Tidsplanen är som i regel följande. De flesta beslutar om budgetar strax för årsskiftet och lägger in budgetvärdena i sina system för att vid nya året kunna ta ut rapporter med budgetjämförelser. Man inleder sedan året med ett strategiskt arbete. Man försöker sedan ha budgetanvisningar och direktiv klara inför semestern. Det reella budgetarbetet startar i månadsskiftet juli/augusti och pågår sedan mer eller mindre intensivt fram till som sagts ovan, slutet av december. Arbetet pågår således under hela året. Budgetuppföljning Vid budgetuppföljningen ställer man de budgeterade värdena mot faktiskt utfall för samma värden. Man måste inte göra detta, men värdet av budgeteringen ökar om man även gör uppföljning avbudgeten. Uppföljningen bör ske i samma dimensioner som de ställts upp i, det vill säga i enheter, projekt eller liknande. Budgetuppföljningen är alltså den process i vilken budgeterade värden ställs mot verkliga värden. Eftersom budgetarna täcker en viss period, exempelvis räkenskapsår, sker budgetuppföljning i princip ständigt. Ett viktigt begrepp i sammanhanget är avvikelser, vilket innebär skillnader mellan budget och utfall eller mellan standard och utfall. Följande definition gäller således: Avvikelse = budgeterat värde - utfall Syften med budgetuppföljning • Ge underlag för nya budgetar • Analysera avvikelser för åtgärder. Om en negativ avvikelse har uppstått är det bra om man så snart som möjligt analyserar orsakerna till detta och vidtar åtgärder. Man får på detta sätt en kultur att jaga intäkter, minska kostnader och reducera kapitalbindningen. • Att utkräva ansvar för avvikelser • Att ge information och diskussionsunderlag. Avvikelser kan vara underlag för diskussioner om förbättringsarbeten i företagen. • Att vara grund för belöningssystem Eftersom det är budgeterarna som står som ansvariga för sin budget strävar de efter att få så små avvikelser som möjligt uppåt men neråt finns ingen gräns; de skall vara positiva sålunda. Den riktiga budgetuppföljningen sker i form av diskussioner baserat på olika rapporter som sammanställs med avvikelser. En grundprincip vid avvikelsearbete är dock att den bör vara selektiv på så att den skall inriktas på de viktigaste posterna i budgeten. Det gäller att tänka på detta under arbetet: om en analys av en avvikelse inte kan ge en nytta som överstiger den kostnad vi har för analysen så är den inte meningsfull. Det är således inte intressant att analyser små poster, även om de kan ha en tämligen hög avvikelse. Hur ofta budgeten skall följas upp är olika, men för vissa budgetar sker det månadsvis och för andra kan de ske på veckobasis. Varje analys av budgeten skall föra med sig något positivt, det är således ingen idé att ta fram dem om man inte lär sig något utifrån dem. De budgetrapporter man tar fram skall vara: • Relevanta för användarna • Begripliga för dem de är till för • Aktuella och ges så snabbt som möjligt • Budgetrapporterna skall innehålla någon form av jämförelsedata • Budgetrapporterna skall kunna kvitteras av dem de är ställda till, att den ansvariga lämnar en kommentar om utfallet. Ett bra sätt att kontrollera om den används är att vänta några dagar att skicka ut den för att se om någon efterfrågar rapporten. Analys av budgetavvikelser Ingen budget kommer att överensstämma exakt med budgetperiodens utfall. Budgetar görs i förväg och baseras på en mängd antaganden om den framtida utvecklingen. En analys av avvikelserna kan ske på olika sätt och vara mer eller mindre genomgripande. Ett syfte med analysen av avvikelser är att få en förklaring till varför budgeterade värden och utfall skiljer sig åt. Den enklaste formen av avvikelseanalys är att man helt enkelt beräknar hur mycket utfallet avviker från budgeten i absoluta tal. Även beräkningar av avvikelsen i procent av budgeterade värden är vanligt förekommande. Vid en fördjupad avvikelseanalys måste man ta hänsyn till totala volymavvikelser och avvikelser i produktmix. Föränderlig budget Hittills har redogörelse skett för så kallade fasta budgetar, det vill säga att inga ändringar görs av budgeten sedan den är fastställd. Detta sätta är dock inte det som gäller för alla företag. Det finns även föränderliga budgetar. I praktiken påverkar tankarna om denna typ av budget i första hand sättet att arbeta med resultatbudget och olika former av delbudgetar till denna. Självfallet påverkas även de andra budgetarna inom företaget av att man har en föränderlig budget. De vanligaste typerna av föränderliga budgetar skall här gås igenom. Rörlig budget Ett alternativ till att använda en fast budget är att man låter de budgeterade värdena vara beroende av verksamhetsvolymen. Den rörliga budgeten visar då vilka intäkter och kostnader den faktiska verksamhetsvolymen borde medföra. De volymberoende intäkterna och kostnaderna multipliceras med den verkliga volymen medan de fasta intäkterna och kostnaderna har fasta belopp i budgetarna. Denna typ är vanlig att använda inom företag som är beroende av volymen, en motorverkstad exempelvis. Där ökar de rörliga kostnaderna vid högre volymer. Budgeten för en sådan avdelning blir således att avdelningen i sin budget har fasta belopp för täckandet av fasta kostnader och ett rörligt belopp som multipliceras med volymen för att täcka de rörliga kostnaderna. Vid uppställandet av en rörlig budget bestäms den totala intäkten av hur många enheter som skall säljas eller produceras: Budgeterad intäkt = verksamhetsvolym x budgeterat styckpris På samma sätt hanteras de rörliga kostnaderna som blir beroende av producerad volym: Budgeterade rörliga kostnader = verksamhetsvolym x budgeterad rörlig kostnad per enhet I en rörlig budget görs således en justering för volymförändringar i efterhand. Förändringar i övriga förutsättningar som antogs när intäkter och kostnader per styck samt totala fasta kostnader budgeterades föranleder dock inga förändringar. Rörliga budgetar är främst användbara när det råder stor osäkerhet om framtida volymer. Det kan vara när företaget ger sig in på nya marknader, nya produkter lanseras eller när verksamheten expanderar. Rörlig blir fast vid avvikelserapport. Fördelar: budgetering kan vara ändamålsenlig, man låser sig inte vid en volym. Nackdelar: det kan vara arbetsamt att räkna om samt att de inte kan användas som åtagande för att uppnå en viss verksamhetsvolym. Flexibel budget Med en flexibel budget försöker man ta hänsyn till mer än enbart verksamhetsvolymens inverkan. Budgeten justeras för andra faktorer som till exempel order, produktmix, antal typer av kunder och andra faktorer som ligger utanför produktionsenheternas möjligheter att direkt påverka, men som påverkar deras prestationer. De är en vidareutveckling av rörliga budgetar och gemensamt är att de innebär en justering i efterhand av budgeten för att jämförelsen med utfallet skall bli mer rättvisande.’ Reviderad budget Ett annat alternativ till fast budget är att ändra budgetarna för hela perioden allt eftersom tiden framskrider. Genom att budgetar revideras löpande hålls de hela tiden aktuella och mer levande. I praktiken brukar detta ibland benämnas prognos. Den reviderade budgetens syfte är egentligen något annorlunda och den brukar ofta komplettera den fasta budgeten. Den fasta budgeten behålls som jämförelseobjekt, men man jämför också med den reviderade budgeten. Den ursprungliga budgeten ligger ofta relativt långt ifrån utfallet medan den sista reviderade budgeten brukar ligga betydligt närmare. Vanligt är att budgeten revideras en gång per kvartal men det behöver inte ske så ofta. Det kan också ske om det inträffar några stora förändringar, att exempelvis den största konkurrenten går i konkurs och man får en större marknad. Fördelar med denna typ av budget är att budgetarna löpande hålls aktuella och mer levande, budgetarnas motiverande roll kan bättre uppfyllas, möjligheterna att göra goda bedömningar av kommande perioders utfall ökar. Nackdelar är att budgetarnas roll som åtagande minskar eftersom ingen fast referenspunkt finns, samt att det är svårare att koppla belöningar och sanktioner till utfallet av prestationerna i förhållande till budget. Rullande budget Det som skiljer en rullande budget från en reviderad budget är att den reviderade budgeten har samma sluttidpunkt som den ursprungliga. Vid en revidering flyttas inte den period som budgeten avser framåt i tiden. Om rullande budget tillämpas flyttas budgethorisonten hela tiden framåt, samtidigt som man lämnar perioder som redan inträffat. Inför varje kommande kvartal eller annan vald period upprättas en ny budget som täcker den kommande fyrkvartalsperioden. Detta arbetssätt medför att budgeten blir mer realistisk eftersom den hela tiden vilar på de erfarenheter man dragit så långt i verksamheten. Vidare innebär arbetssättet att man hela tiden har en budget för åtminstone tre kvartal framåt. En rullande budget har den reviderade budgetens fördelar, men åtgärdar också mycket av dess nackdelar. Man får en budget för den kommande fyrakvartalsperioden oavsett vilken tidpunkt på året man befinner sig i. Andra fördelar är att man slipper den externa redovisningens räkenskapsår samt att budgeten hela tiden kan hållas aktuell med revideringar och planer. Den främjar även långsiktighet eftersom enskilda år inte fokuseras, den ger mindre budgettaktiskt agerande då årsskiftet inte blir lika viktigt samt att den även ökar medvetenheten och kunskapen om ekonomiska frågor hos berörda befattningshavare, då budgeten inte är något man raskar av en gång om året utan något man regelbundet arbetar med. Nackdelar är att den fasta referenspunkt som en årlig budget ger försvinner, det känns som om man aldrig når fram utan bara fortsätter. Det finns även en risk för merarbete då införande av rullande budget kan uppfattas som att kompletta budgetar skall upprättas flera gånger per år. Budgetsimulering Ett förfarande som är besläktat med rörlig och flexibel budgetering är att göra budgetsimuleringar och känslighetsanalyser av olika slag. Släktskapet ligger i tanken att det inte går att upprätta en fast budget utan att den måste anpassas till förutsättningarna. Vid budgetsimulering brukar man utgå från en mest trolig budget. Simuleringar av vad som skulle ske vid olika händelser, exempelvis vikande eller ökande efterfrågan och analyser av hur känslig budgeten är för förändringar av antaganden om bland annat löneökningstakten görs sedan utifrån denna Investeringsbedömning Grundinvestering Grundinvesteringen består av samtliga utbetalningar av engångskaraktär som uppstår vid starten. Exempel på poster som kan ingå är: inköp av byggnader, mark, maskiner, reservdelar och verktyg, planerings- och ändringsarbtete, utbildning. Restvärde För vissa investeringsobjekt finns en välkänd andrahandsmarknad, t.ex. för fordon och vissa fastigheter. I dessa fall bör restvärdet beaktas. I andra fall sätter man ofta restvärdet till noll. Livslängd Man brukar skilja mellan ekonomisk och teknisk livslängd. Med ekonomisk livslängd menas tiden fram till den tidpunkt som ger investeringen maximal lönsamhet. Teknisk livslängd är den tid som investeringsobjektet kan brukas med hänsyn till fysisk förslitning etc. Kalkylränta I investeringskalkylen uppnås nedvärderingen av framtida in- och utbetalningar genom att en kalkylränta används. Idealt ger kalkylräntan uttryck för tidspreferensen, d.v.s. hur stor nedvärderingen ska vara. Kalkylräntan uttrycks per år och kan därför sägas vara ett mått på ”hur starkt företaget föredrar att få 1 kr idag jämfört med 1 kr om ett år”. Omräkning framåt Antag att man har möjligheten att välja mellan att antingen erhålla en inbetalning på B kr i dag eller att erhålla en viss inbetalning först om ett år. För att visa hur belopp vid olika tidpunkter kan jämföras frågar vi: Hur stor ska inbetalningen om 1 år vara för att utgöra ett lika bra alternativ som B kr idag? Det belopp som erhålls idag kan placeras så att förräntningen på r % erhålls. Efter ett år har man dels beloppet B kr, dels den erhållna förräntningen som uppgår till r% av B kr. För att vara ett lika bra alternativ bör alltså den inbetalning som utfaller om ett år uppgå till; B*(1+r) kr. Beloppet kan flyttas ytterligare ett år framåt genom att det multipliceras ytterligare en gång med omräkningsfaktorn (1 + r). Generellt kan en betalning flyttas ett godtyckligt antal år framåt genom att den multipliceras med faktorn: (1 + r)n Där n, är antalet år. Omräkning bakåt På motsvarande sätt kan belopp beräknas bakåt i tiden. Antag att man har att välja mellan att erhålla antingen B kr om ett år eller ett visst belopp betecknat X, idag. Frågan blir här: Hur stort ska beloppet X vara för att utgöra ett lika fördelaktigt alternativ? Om beloppet X erhålls nu kan det placeras till r%:s förändring. Eftersom alternativen ska vara lika fördelaktiga ska beloppet X efter 1 års förräntning ha stigit till B kr. Beloppet X ska alltså beräknas fram ett år. Följande villkor gäller: X * (1 + r) = B X = B/(1 + r) Även här kan förflyttningen ske ett godtyckligt antal år bakåt. Då multipliceras beloppet med faktorn: 1/(1 + r)n Räntetabeller Dessa omräkningsfaktorer, som tagits fram i föregående stycke, finns sammanställda i s.k. räntetabeller. Slutvärdefaktor: Omräkningsfaktor för beräkning av slutvärdet av en enstaka betalning. Denna omräkningsfaktor innebär att betalningen multipliceras med (1 + r) för varje år som den flyttas framåt i tiden. Nuvärdefaktor: Omräkningsfaktor för beräkning av nuvärdet av en enstaka betalning. Denna omräkningsfaktor innebär att betalningen multipliceras med 1/( 1+r) varje år den flyttas bakåt i tiden. Nusummefaktor: Omräkningsfaktor för beräkning av summa nuvärde för årligen återkommande lika stora belopp. En serie årligen återkommande lika stora betalningar brukar vanligen kallas annuitet eller annuiteter. Nuvärdemetoden Nuvärdemetoden går ut på att investeringsalternativets alla förväntade in- och utbetalningar omräknas till en och samma tidpunkt – tidpunkten för grundinvesteringen. Denna omräkning sker till den valda kalkylräntan och på det sätt som beskrivits tidigare. Efter det att betalningarna på detta sätt gjorts jämförbara summeras de. Denna summering av investeringsalternativets samtliga betalningar benämns investeringens nuvärde. Om detta nuvärde är positivt, d.v.s. inbetalningarna överväger utbetalningarna, bedöms investeringen som lönsam. Beslutsregler: En investering är lönsam om nuvärdet är större än noll. Om flera lönsamma investeringsalternativ föreligger, rangordnas de efter storleken på nuvärdena. Det alternativ som ger det högsta nuvärdet anses som lönsammast. Nuvärdekvot: Ofta är det kapital som finns tillgängligt för investeringar begränsat. Kapitalet kan sägas vara en ”generellt trång sektion” och investeringsalternativen konkurrerar om detta kapital. Alternativen bör då rangordnas efter hur väl de utnyttjar det tillgängliga kapitalet. Detta görs med måttet nuvärdeskvot: NUVÄRDESKVOT = NUVÄRDE / GRUNDINVESTERING Nuvärdekvoten visar ett alternativs totala avkastning i form av nuvärde per investerad krona. Vid rangordning föredras det alternativ som har högst nuvärdekvot. Annuitetsmetoden Annuitetsmetoden går ut på att investeringsalternativets samtliga betalningar omräknas till årligen lika stora belopp, s.k. annuiteter. Beslutsregler: Ett projekt anses lönsamt om projektets annuitet är större än noll. Vid jämförelse anses det projekt som har den högsta annuiteten som det lönsammaste. Annuitetskvot: Om tillgången på kapital är begränsad är det lämpligt att rangordna alternativen med hjälp av annuitetskvoterna. Internräntemetoden Metoden går ut på att bestämma den räntefot vid vilken investeringens nuvärde är lika med noll. Denna räntefot kallas för investeringens internränta och ger uttryck för den årliga avkastning eller förräntning som investeringsalternativet i fråga ger på det satsade kapitalet. Beslutsregler: En investering är lönsam om internräntan är högre än kalkylräntan. Om flera lönsamma investeringsalternativ föreligger, rangordnas de efter storleken på internräntorna. Det alternativ som har högsta internräntan anses som lönsammast. Vid beräkning av ett alternativs internränta söker man efter den räntefot vid vilken nuvärdet blir noll. Det kan ske analytiskt men det enklaste sättet är att söka internräntan genom prövning. Pay-off metoden Metoden går ut på att beräkna den tid som förflyter innan investeringsalternativet betalat tillbaka det kapital som satsats i alternativet i fråga. Denna tid kallas pay-off-tid eller återbetalningstid. Beslutsregler: Ett investeringsalternativ är lönsamt om dess återbetalningstid är kortare än en på förhand bestämd återbetalningstid. Vid rangordning av flera lönsamma alternativ anses det alternativ som har den kortaste återbetalningstiden, som lönsammast. Prestationsmätning Lönsamhet Lönsamhet utgör ett relationsmått där ett resultatmått sätts i förhållande till till något uttryck för det kapital som finns och används i företaget. RESULTAT/KAPITAL = LÖNSAMHET Räntabilitet på totalt kapital Räntabilitet på totalt kapital (Rt) definieras som: (RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER + RÄNTEKOSTNADER)/TOTALT KAPITAL = RÄNTABILITET PÅ TOTALT KAPITAL Räntabilitet på totalt kapital utgöt ett räntabilitetsmått ur ett rörelseperspektiv. Räntabiliteten på totalt kapital utgör ett mått på hur väl företaget lyckas förränta hela sitt kapital. Räntabilitet på sysselsatt kapital TOTALT KAPITAL – RÄNTEFRIA SKULDER = SYSSELSATT KAPITAL EGET KAPITAL + RÄNTEBÄRANDE SKULDER = SYSSELSATT KAPITAL Räntabilitet på sysselsatt kapital definieras som: RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER + RÄNTEKOSTNADER / SYSSELSATT KAPITAL = RÄNABILITET PÅ SYSSELSATT KAPITAL Räntabilitet på eget kapital Räntabilitet på eget kapital definieras som: RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER / EGET KAPITAL = RÄNTABILITET PÅ EGET KAPITAL Räntabilitet på eget kapital utgör ett mått på hur väl företaget lyckas förränta det av ägrna satsade kapitalet. Kapitalomsättningshastighet Kapitalomsättningshastighet är ett mått som visar hur mycket kapital en verksamhet kräver., d.v.s. mäter hur kapitalintensiv verksamheten är. Formeln för måttet är: KAPITALOMSÄTTNINGSHASTIHET = OMSÄTTNING / TOTALT KAPITAL Vinstmarginal Vinstmarginal är ett nyckeltal som anger företagets vinst i förhållande till omsättning. De vanligaste varianterna är: VINSTMARGINAL = VINST FÖRE RÄNTEKOSTNADER / OMSÄTTNING VINSTMARGINAL = ÅRETS RESULTAT / OMSÄTTNIG Alternativ 2 räknar alltså efter skatt. Soliditet Soliditet är ett nyckeltal som anger hur stor andel av tillgångarna som är finansierade med eget kapital, d.v.s. hur förmöget företaget är. Soliditet räknas ut genom: SOLIDITET = EGET KAPITAL / SUMMAN AV TILLGÅNGAR Rörelsemarginal Rörelsemarginal anger hur stor del av varje omsatt krona för en rörelse som blir kvar till att täcka räntor, skatt och eventuell vinst. Den beräknas på själva resultatet för rörelsen. RÖRELSEMARGINAL = INTÄKTER / RÖRELSERESULTAT