Företagare ska leva precis som de lever hemma

5
”Företagare ska leva precis som de lever hemma
som privatpersoner. Hemma är inte allt nytt,
utan man är rädd om det man har och försöker
återvinna det man kan.”
CARIN LINDAHL
Projektkalkylen – beräkna
utgifter och inkomster
Kloka inköp halva framgången
Carin Lindahls nybildade företag hyrde först in sig i en liten lokal på
20 kvadratmeter i centrala Stockholm. Möbler hade hon inte råd att
skaffa, utan hon fick i god miljöanda återanvända några stolar och
ett gammalt bord som någon vänlig själ hade lagt i en container.
Detta fick bli den första kontorsinredningen hos Stay In Place. I
sanning ganska prestigelöst, men ändå helt och fräscht, vilket har
kommit att förbli lite av ledord för entreprenör Lindahl ända fram till
idag.
5
Visst hade det kanske varit lättare om hon hade haft gott om
pengar när hon drog igång sitt företag. Men Carin lärde sig väldigt
mycket av den första tiden som tämligen utblottad företagare.
”Fördelen med att inte ha så mycket pengar att starta med är att du
blir uppfinningsrik och lär dig att ta tillvara det som finns runt
omkring dig”, minns hon. Carin menar att det allra bästa rådet som
hon kan ge till blivande entreprenörer är att de som företagare ska
leva precis som de lever hemma som privatpersoner!
”Hemma är ju inte allting nytt, utan man är rädd om det man har
och försöker återvinna det man kan. Både för ekonomins och miljöns
skull. Blir möbler slitna kan man alltid klä eller måla om dem.”
Det gäller att snåla i både stort och smått. Det tror förresten Carin
att just tjejer har en alldeles särskild begåvning för. Hennes egen
lista över spartips som har tjänat in stora pengar åt företaget är
lång och ständigt växande.
© Författarna och Studentlitteratur
Projektkalkylen
55
”Exempelvis har jag aldrig köpt några kartonger till våra egna
leveranser. De skulle ha kostat runt 30 kronor styck. Istället hämtar
jag varje morgon använda tomkartonger hos en stormarknad som
vi samarbetar med och spar på det sättet hundratusentals kronor
varje år. Samtidigt som jag hjälper stormarknaden till lägre
kostnader för renhållning.
Och så städar vi själva istället för att lägga pengar på en städfirma.
Behöver jag köpa tjänster, till exempel av hantverkare, revisorer eller
jurister, kommer jag alltid överens om ett fast pris från början.
Annars är det lätt att kostnaderna rusar i höjden.”
Dyra restaurangbesök tycker Carin att det är lätt att undvika. Hon
bjuder hem sina affärsbekanta istället. Eller lagar till något gott i
företagets personalkök. Det blir ofta både godare och trevligare, och
gör det lättare för bägge parter att lära känna varandra och
samtidigt få prata ostört.
När företaget anskaffar datorer, kopieringsmaskiner eller annan dyr
utrustning är det dags att tänka på en annan viktig besparingsmöjlighet. Förutom förstås att få ett bra pris på själva utrustningen.
”Se alltid till att förhandla in ett serviceavtal i köpet. Maskiner går
förr eller senare sönder och det kan bli hur dyrt som helst.”
Eftersom Stay In Place köper in sitt tyg från USA står även valutakursen mycket högt på listan över enkla sätt att spara stora pengar.
”Vi bevakar dollarkursens utveckling varendaste dag och försöker att
bara köpa när den är låg. Företaget kan lätt förlora tiotusentals
kronor om vi köper vid fel tillfälle”, berättar Carin, som menar att
kloka inköp är halva framgången för ett företag.
Den andra halvan handlar förstås om att lyckas sälja de varor
företaget har köpt in. Det är en helt annan – och långt ifrån given –
historia.
56
Projektkalkylen
© Författarna och Studentlitteratur
TÄNK EFTER!
A Gör en lista på egna spartips som du använder för att få pengarna att
räcka i din vardag.
B Försök att ge minst fem nya exempel på spartips som ett företag som
Stay In Place kan ha nytta av för att köpa in så billigt som möjligt.
C Ta reda på vad dollarkursen är just idag och fundera över vilket råd du
vill ge till ett företag som står i begrepp att köpa in amerikanska varor.
Vad kostar det?
5
I förra kapitlet formulerade ni en affärsidé och en projektplan för att
bl.a. få målet för ert projekt på pränt. Därmed är det lättare för er att
informera om projektets syfte. Och ni ser själva tydligare vad som är
viktigt att koncentrera sig på i det fortsatta arbetet.
En sak som i varje projektarbete kräver stor uppmärksamhet är förstås ekonomin. Vad kostar det att genomföra era idéer? Resurserna för
att genomföra ett givet projekt är oftast begränsade, samtidigt som
behoven av resurser lätt kan bli hur stora som helst. Därför blir ekonomin alltid viktig.
Det gäller att skaffa sig en god bild över både inkomster och utgifter. Så
länge inkomsterna är större än utgifterna är det som regel lugnt. Men
när inkomsterna inte längre räcker till för utgifterna går varje projekt
mot sin egen undergång, hur god idén än är och hur hårt ni än arbetar för att få allt att fungera.
Inkomsterna måste vara större
än utgifterna
Därför är det av helt avgörande betydelse att du och dina gruppkamrater tidigt skaffar er en tämligen exakt uppfattning om vad projektet kostar och vilka inkomster som ni kan räkna med. Det brukar kallas att göra en budget. Om det är ett företag eller en organisation som
helt och hållet ska bekosta projektet kräver man säkert att få se era
beräkningar innan några pengar betalas ut.
© Författarna och Studentlitteratur
Projektkalkylen
57
▼
Är det många – t.ex. kunder, deltagare eller andra – som ska bidra
med inkomsterna till projektet, vill det till att ni sätter ett ”pris” som
dessa kan tänkas vara villiga att betala. Samtidigt gäller det att dessa
finansiärer blir tillräckligt många så att ni får in de pengar som krävs
för att projektet ska gå ihop ekonomiskt. För låga priser kan leda till
att ni inte kan täcka utgifterna, medan för höga priser och avgifter kan
innebära att ni inte får in tillräckligt många betalande.
Att sätta rätt pris
Följande frågor ger en fingervisning
om hur du ska hitta fram till det rätta
priset:
• Vad är kunden villig att betala?
Fråga tänkbara kunder.
• Vilket pris tar konkurrenterna?
Gå ut och undersök i affärerna och
hör hos konkurrenterna vad de tar
betalt.
• Vilka kostnader har vi? Hjälp med
att lista och beräkna utgifter får du
i detta kapitel.
Ni gör klokt i att alltid börja med att försöka beräkna vilka utgifter
som väntar:
◆ Behöver ni köpa in material?
◆ Behöver ni köpa in eller hyra utrustning?
◆ Behöver ni köpa tjänster?
◆ Behöver ni hyra lokal eller plats att vara på?
◆ Behöver ni göra resor?
◆ Behöver ni tala i telefon eller skicka brev?
◆ Behöver ni köpa annonser eller annan reklam för projektet?
Jämför alltid olika leverantörers
priser före inköp. Pruta kan vara
ett sätt att spara pengar.
Försök att i detalj tänka igenom precis allt som behövs och allt som
måste hända och anskaffas för att projektet ska kunna genomföras.
Skriv ned varenda post på en särskild inköpslista. För var och en av
punkterna på listan försöker ni sedan att sätta en prislapp. Därmed
har ni gjort en enkel självkostnadskalkyl för ert projekt. En del priser
vet ni säkert direkt. Andra priser måste ni kanske ta reda på genom
att exempelvis prata med den leverantör som säljer just de varor eller
tjänster som ni behöver. Har ni flera inköpsalternativ är det dessutom smart att undersöka var ni köper in det ni behöver allra billigast.
Om det handlar om lite större inköp kan ni be säljaren att komma
med ett prisförslag (lämna offert) så att ni kan jämföra olika inköpsalternativ. Tänk på att varje krona som ni slipper att lägga ut på en
sak ligger ”sparad” för nästa inköp som ni behöver göra i projektet.
Du hittar en mall för en inköpslista på
bokens webbsida.
58
Projektkalkylen
© Författarna och Studentlitteratur
Följande är exempel på hur en inköpslista kan se ut i starten på ett
projekt:
På bokens webbsida hittar du alltid
den allra senaste versionen av aktuella
informationskällor.
Telemarketing innebär att man via telefon
marknadsför, säljer eller kartlägger kundernas intresse för t.ex. en tidningsprenumeration. Telefonförsäljning är helt koncentrerad på att sälja en viss produkt.
5
Lista över utgifter under startfasen.
© Författarna och Studentlitteratur
Projektkalkylen
59
Om ni inte kan få tag på exakta prisuppgifter för någon av projektets
utgifter måste ni försöka gissa er till hur stor den utgiften kan bli. Tänk
då på att det är bättre att vara försiktig och beräkna utgifterna lite
högre än de sedan blir – än att göra tvärtom och riskera att få en obehaglig överraskning när ni ser att det blev dyrare än ni hade tänkt er.
Varifrån kommer pengarna?
När ni väl har beräknat och lagt samman alla utgifter för projektet
vet ni också vilka pengar som krävs. Då är det dags att se över inkomsterna.
Bidrag, anslag, pengar från sponsorer?
Kanske är det så att de nödvändiga pengarna kan sökas från ett och
samma ställe, som ett bidrag eller ett anslag från en kommun, ett
landsting eller en statlig myndighet. Kanske finns det en eller flera
sponsorer i form av företag eller organisationer som är beredda att
skjuta till vad som krävs för att genomföra projektet. Möjligen går
det att hitta någon donationsfond där ni kan söka pengar. Det senare är i alla fall ingen omöjlighet när det gäller projekt som riktar sig
till ungdomar. Många både välkända och mindre välkända personer
har genom åren testamenterat pengar till utvecklingsprojekt för
ungdomar.
Avgifter?
Oftast måste man skaffa inkomster genom att de som tar del av projektets verksamhet också får betala för det. Så är det ju i allmänhet
när ett projekt drivs inom ett företag. Då betalar företaget alla utgifter som är kopplade till projektet och företagets kunder betalar till
företaget. Ibland kan ett projekt finansieras genom en blandning av
sponsorsbidrag, kommunala anslag och avgifter från dem som deltar.
Oavsett varifrån finansieringen till projektet kommer är det förstås
viktigt att ni förvissar er om att det kommer in tillräckligt med pengar.
Särskilt viktigt blir detta om det är ett projekt som ska betalas av
publik, användare eller kunder. Ju fler som ska vara med och betala,
desto svårare blir det förstås att fastställa om pengarna kommer att
räcka eller inte. Därför blir behovet av en säkerhetsmarginal i sådana
sammanhang större. Ni bör se till att ni får in de nödvändiga pengarna redan vid ett ganska lågt antal deltagande. Om det sedan kommer fler betalande innebär det att projektet går med ett överskott, vil-
60
Projektkalkylen
© Författarna och Studentlitteratur
ket alltid är välkommet och ger förutsättningar för nya satsningar.
För en entreprenör som startar företag är det ofta alldeles avgörande
att företaget går med överskott redan inom en snar framtid.
Det är lätt att dra på sig både många och stora utgifter i ett projekt
och därför är det viktigt att inkomsterna kommer in i företaget så
tidigt som möjligt.
Ett enkelt och urgammalt sätt att ställa inkomsterna mot utgifterna
är att först lista alla inkomster som plusposter och sedan dra ifrån
alla utgifter som minusposter. Så länge som ni vet att alla poster
finns med i beräkningen, och plusposterna sammantaget blir större
än minusposterna, har ni projektekonomin under kontroll.
De flesta projekt måste gå med plus
LYCKAT PROJEKT
Julgransleasing – en strålande idé
Ett i flera bemärkelser lysande skolprojekt genomfördes under namnet Såsen. Ett gäng gymnasister
slog sig samman för att tillreda allt annat än såser.
Egentligen hade de allra först tänkt importera chokladsås som stelnar på glass. Men sedan tullmyndigheterna hade lagt hinder i vägen för livsmedelsimport blev den nya affärsidén istället att hyra ut – leasa – kompletta julgranar till företag och privatpersoner som ville slippa besväret med att hugga, hämta,
klä och bära ut sin julgran. Detta säsongsberoende
projekt visade sig ha en stor marknad, vilket inte förvånade ungdomarna, som visste att många företag
redan leasade sina gröna växter året runt från specialiserade blomsteruthyrare. Då var tanken på att
företagen också skulle vilja hyra julgranar inte så
långsökt, tyckte de. Dessutom hade ungdomarna
förstått av flera kontakter att många, inte minst ute
på företagen, nu var trötta på plastgranar och ville
ha riktiga gamla traditioner tillbaka. Deras erbjudande skulle innebära ett enkelt och problemfritt sätt
för företagen att kunna bjuda sina anställda och
kunder på gamla hederliga grandofter.
© Författarna och Studentlitteratur
Det var förstås många praktiska problem som först
skulle lösas. Granarna kunde de få köpa billigt av en
lantbrukare som en av ungdomarna kände, men
eftersom ingen hade körkort var de tvungna att
övertala en av föräldrarna att ställa upp som granleverantör med egen bil och inhyrd släpkärra. En av
grabbarna i projektet hade lärt sig konsten att gjuta
i betong och kunde på det sättet tillverka stabila julgransfötter för de stora beställningarna.
Viktigt att göra en kalkyl
Såsen skrev leasingavtal med de kunder som ville få
granen på plats, klädd, regelbundet vattnad och
sedan bortforslad till tjugondedag Knut. Ungdomarnas inledande räkneproblem kom att handla om
hur de skulle lösa transporterna av granarna till olika
kunders adresser och vad detta skulle kosta. Liksom
var och hur man skulle få tag på julgranspynt som
kulor, glitter och belysning till lägsta pris och hur
man skulle få tag på rätt julgransfot för den största
granen, som var över sex meter hög. Och vad kostar
en sådan julgransfot?
Projektkalkylen
61
5