2014-02-27
E xt e r n a r e l a t i o n e r
S t r a t e g i s k a p a r t n e r s k a p o c h n ä t ve r k
Handläggningsordning för ansökan och avtal för samverkansprojekt inom utbildningsområdet
Deltagandet i EU:s samverkansprojekt inom utbildningsområdet (exempelvis strategiska
partnerskapsprojekt, kapacitetsuppbyggnadsprojekt och Joint Master Degrees) är förknippat med
regler och åtaganden, av vilka vissa är fastställda av EU-kommissionen, medan andra regleras i avtal
med övriga institutioner/organisationer som deltar i ett projekt. Det är universitetet (prorektor eller
annan firmatecknare i enlighet med fastställd delegationsordning)1 som tecknar avtal med EUkommissionen och övriga organisationer för utbildningsprojekt, men projektledaren/koordinatorn 2
ansvarar för att projektet genomförs i enlighet med avtalade villkor.
Bidraget från EU-kommissionen täcker vanligtvis inte hela projektkostnaden, varför
institutionen/fakulteten måste stå för en viss samfinansiering. Det är av yttersta vikt att
samfinansieringsfrågan är diskuterad och löst innan projektansökan skickas in. Liknande regler finns
för andra externfinansierade projekt, exempelvis projekt som finansieras via Sida eller Nordiska
ministerrådet.
Som stöd till universitetspersonal, institutioner och områden tillhandahåller universitetet, primärt via
Externa relationer och, där behov finns, avdelning juridik och andra berörda aktörer (antagning,
ekonomi, housing etc.), kvalificerad rådgivning i formella frågor under alla faser i planeringen och
genomförandet av ett samverkansprojekt finansierat av EU och andra externa finansiärer. Berörd
prefekt ska alltid godkänna samtliga ansökningar och avtal. Det är också viktigt att sektionen Externa
relationer (ER) och avdelning juridik involveras i ett så tidigt skede som möjligt. Detta för att kunna
påverka utformningen av konsortieavtal eller andra avtal som inte följer av EU eller annan finansiär
fastställda mallar, budget etc. i en för universitetet gynnsam riktning, och därmed underlätta
deltagandet i projektet.
Firmatecknare på ansökningar/avtal om utbildningsprojekt enligt gällande delegationsordning 3
Firmatecknare
Typ av ansökan/avtal
Prorektor
Ansökan/avtal som berör två eller flera områden eller
är universitetsgemensam
Prorektor
Ansökan/avtal för joint programme som leder till joint
degree
Dekan
Ansökan/avtal som omfattar fler än en institution eller
hela fakulteten
Prefekt
Ansökan/avtal som omfattar en institution och
understiger 800 000 kronor.
1
Legal representative skriver under ansökningar och kontrakt. Enligt LU:s delegationsordning kan denna
befogenhet delegeras, se faktaruta. Vill projektkoordinatorn att ansökan/avtal trots delegationsordningen skrivs
under av prorektor, kontakta ansvarig handläggare på Externa relationer.
2
Med projektkoordinatorn avses här den person som leder universitetets del i projektet och som företräder
universitetet och sina projektkollegor i förhandlingar om projektets innehåll och finansiering.
3
Delegationsordningen återfinns i sin helhet på
http://www5.lu.se/upload/regelverket/organisation/Foreskrifter_om_fordelning_av_beslutsbefogenheter_vid_LU
.pdf
2
Projektansökan
Nedanstående gäller ansökningar inom EU:s utbildningsprogram (bl.a. inom Erasmus+) samt
program som har annan extern finansiering (exempelvis Linnaeus-Palme) som undertecknas av
prorektor. Projekten är av olika karaktär och storlek varför anvisningarna nedan kan behöva
modifieras på fall-till-fall basis. Projektprocessens omfattning bestäms också av om LU är partner
eller koordinator i projektet – att LU är koordinator innebär vanligtvis att fler dokument behöver
undertecknas av prorektor än om LU är partner och att LU har ansvar för konsortieavtalet.
Sker underskrift av ansökan och avtal på institutions- eller fakultetsnivå bör projektledaren ändå
informera relevant ER-handläggare så tidigt som möjligt i processen, granskningsunderlag fyllas i
inför underskrift av behörig firmatecknare, och kopia på ansökan och granskningsunderlag skickas
till ER-handläggaren efter underskrift.
1. Projektledaren ska informera ER-handläggare på ett så tidigt stadium i ansökningsprocessen som
möjligt.
2. Projektledaren ska fortlöpande informera berörd(a) prefekt(er) (eller motsvarande) om projektplan,
planerad budget (inklusive samfinansieringens omfattning) etc.
3. Om projektdiskussioner berör konsortieavtal, som förväntas uppkomma inom projektet eller andra
frågor som ska regleras i framtida avtal, ska avdelning juridik involveras i dessa diskussioner.
Följs fastställd konsortieavtalsmall från EU eller en mall som sedan tidigare granskats och
godkänts av avdelning juridik kan detta led hoppas över.
4. Projektledaren ska med hjälp av institutionen/fakulteten beräkna den sammanlagda kostnaden för
universitetets insats i projektet och ta fram ett underlag för budget.
5. Projektledaren ska vid behov förse ER med relevanta delar av ansökan (t.ex. budgetunderlag,
administrativa blanketter, projektbeskrivning/bakgrund och underlag till avtalet). ER kan ge råd
utifrån EU:s formella regler och kriterier.
6. Projektledaren, i samråd med prefekt, ansvarar för att innehållet i ansökan är förenligt med
gällande regelverk och policies vid Lunds universitet såväl nationella regelverk (gällande
exempelvis antagning, service).
7. Projektledaren ansvarar inför underskrift av prorektor för att fylla i ett s.k. granskningsformulär
och att korrekta handlingar bifogas ansökan. Granskningsformuläret skrivs också under av prefekt
(för Joint Master Degrees inom Erasmus+ även dekan). Mall för granskningsformulär
tillhandahålls av ER: http://www4.lu.se/internationellt/internationellt/forska-undervisa-ochsamarbeta-internationellt/projektfinansiering-foer-internationella-samarbeten
Genom sin underskrift av granskningsformuläret accepterar prefekten (eller motsvarande) att
projektledaren och ev. annan universitetspersonal deltar i och äger rätt att genomföra projektet
och att projektet ligger i linje med universitetets strategi och policies. Prefekten ansvarar också
för att projektet kan genomföras vid institutionen och att tillräckliga resurser, t.ex. i form av
medfinansiering, lokaler och personal, kommer att ställas till förfogande. Projektledaren åtar sig
att genomföra projektet enligt vad som avtalas i EU-kontraktet och konsortieavtalet.
Underskrivet granskningsformulär arkiveras och diarieförs av projektledaren.
8. Projektledaren uppmanas att, där så efterfrågas, delta vid föredragningen av ärendet hos prorektor.
Kan projektledaren inte närvara ansvarar han/hon för att föredra ärendet för ansvarig handläggare
på ER innan ärendet tas till rektorsämbetet för underskrift.
3
9. Momenten 1-7 ovan ska vara genomförda senast 14 dagar före sista dag för ansökan till EUkommissionen. För vissa projekt kan särskilda deadlines vara uppsatta (exempelvis LinnaeusPalme), se webbsidor för respektive program/projekt. Projektledaren ansvarar för att tidsramen
hålls.
10. Projektledaren ombesörjer att ansökan når finansiären i tid.
Memorandum of Understanding/Letter of Intent/Letter of Endorsement
Ett Memorandum of Understanding (MoU) (kan också kallas Letter of Intent/Letter of Endorsement)
ska vanligtvis skrivas mellan koordinatorn och övriga parter i samband med ansökan. Detta görs för
att bekräfta att den som meddelat intresse av att samarbeta/delta i ett projekt verkligen har för avsikt
att göra så och att dennes organisation står bakom deltagandet. För de projektansökningar som Lunds
universitet koordinerar finns mallar för MoU. Mallarna är framtagna av avdelning juridik och ER. De
tillhandahålls av ER
1. MoU är enligt svensk lagstiftning att likna vid ett avtal. Avdelning juridik ska därför granska
avtalet för att avgöra om det är förenligt med universitetets intressen, om avtalet inte följer mall
som tidigare granskats och godkänts av avdelning juridik. Detta är speciellt viktigt då det inte
finns några direktiv från EU-kommissionen för vad ett MoU ska innehålla, utan varje exemplar är
unikt.
2. MoU undertecknas av prorektor efter att samtliga berörda prefekter eller motsvarande har godkänt
att universitetet deltar i ansökan.
3.
Projektledaren ombesörjer och säkerställer
kommissionen/koordinatorn inom utsatt tid.
att
undertecknat
avtal
når
EU-
Konsortieavtal
Budgetfördelning, konsortiets beslutsstruktur etc. regleras i de flesta EU-projekt i ett konsortieavtal
mellan parterna. Givetvis måste detta avtal överensstämma med universitetets intressen. För att kunna
påverka innehållet i avtalet i en för universitetet gynnsam riktning ska avdelning juridik kontaktas på
ett tidigt stadium.
1. Avdelning juridik granskar konsortieavtalet, inklusive samtliga utkast till sådant.
2. Konsortieavtalet undertecknas av prorektor. Projektledaren ombesörjer och säkerställer att
undertecknat konsortieavtal når koordinatorn inom utsatt tid.
Diarieföring och arkivering av avtal
1. Avtal arkiveras av den institution/fakultet/avdelning där projektet har sin huvudsakliga hemvist.
2. Projektledaren ansvarar för att projektet diarieförs i befintliga diariesystem.
3. Projektledaren ska förse ER med kopior av avtal med EU-kommissionen (komplett inkl. annex)
och konsortieavtal.
4
Kontaktuppgifter för utbildningsprogram
Erasmus+, mobilitetsprojekt: Elisabeth Axell
Erasmus+, kapacitetsuppbyggnadsprojekt: Hugo Bragioni
Erasmus+, gemensamma masterprogram: Patricia Tennberg
Erasmus+, strategiska partnerskapsprojekt : Elisabeth Axell
Erasmus+, kunskapsalliansprojekt : Elisabeth Axell
Nordplus: Elisabeth Axell
Linnaeus-Palme: Henrik Hofvendahl
Webbsida: http://www4.lu.se/internationellt/internationellt/internationella-program-och-samarbeten
